一、前言
青岛大学机电工程学院是青岛大学较大学院，它由三个系别(包括40多个班级，共1500余人)组成。在青岛大学有很大的影响力和号召力。每次举办的活动质量都很高，广泛受到校领导和学院领导以及其他学院师生的好评。在x年春季这个学期里，本院最重大的活动要数此次毕业晚会。
作为青岛大学机电工程学院最重大的活动，此次毕业晚会主要为送别20xx届毕业生，为毕业生四年的大学生活画上圆满的结局，增进对母校的情谊，在踏出母校之后不忘母校教诲之恩，从而更好的服务社会。
二、活动时间地点
主办单位:青岛大学机电工程学院
承办方:机电工程学院团总支学生会
活动时间:x年6月5日左右(具体时间另行安排)
活动地点:青岛大学剧院(可容纳1500人左右)
面向人群:青岛大学全体师生
三、工作人员具体分工
1、文艺部
负责人:鱼鱼
成员:文艺部全体成员
具体任务:
a、完成节目的搜集和筛选以及后期的彩排工作
b、整场晚会所需伴奏、视频及ppt的准备
c、主持人的挑选以及台词
d、晚会具体流程的安排
e、准备晚会所需的一切道具及服装
2、办公室
负责人:小银
成员:办公室全体成员
具体任务:
a、负责整场晚会所需物资的统计和管理
b、晚会当天发放工作证
c、对晚会消耗进行预算
3、实践部
负责人:阿林
成员:实践部全体成员
具体任务:
a、结合办公室的预算，联系合作商家
b、负责晚会当天接待赞助商
4、宣传部、网络部
负责人:丽丽
成员:宣传部、网络部全体成员
具体任务:
a、通过海报、横幅、网站、传单对晚会进行宣传
b、晚会喷绘、节目单、票的制作
c、负责舞台装饰的设计
5、自律部、体育部
负责人:华仔
成员:自律部、体育部全体成员
具体任务:
b、负责安排嘉宾席、演员席、观众席的位置
c、晚会当天协助宣传部装台
d、晚会开始后，负责维持秩序、检票以及剧务
6、生活部、卫生部
负责人:小文
成员:生活部、卫生部全体成员
具体任务:
a、准备晚会当天工作餐、饮用水
b、晚会开始前以及结束后剧院的卫生清理
c、晚会过程中催台
7、秘书处
负责人:小宇
成员:秘书处全体成员
具体任务:
a、确定晚会邀请的嘉宾并及时将邀请函送出
b、安排当天的礼仪小姐
c、对到场领导及嘉宾进行登记并安排礼仪小姐迎接
8、编辑部
负责人:阿青
成员:编辑部全体成员
具体任务:
a、协助宣传部打宣传海报
b、晚会当天拍摄活动照片
c、活动结束后通过院报和向校报投稿对活动进行后期宣传
四、活动流程
1、活动准备阶段(3月到4月中旬)
a、文艺部定好晚会的主题、形式开始搜集符合晚会主题的节目，为毕业生拍摄dv，搜集有关毕业生的照片b、办公室准备好所需要物资c、实践部开始联系赞助商
2、活动运行阶段(4月中旬到五月中旬)
a、文艺部定好节目、演员，审核节目质量，通知演员彩排时间并在中旬进行一次彩排，找出漏洞。同时文艺部对晚会所需伴奏进行整理，刻录好光盘;定好节目主持人b、定出节目单，写好主持词并交于老师修改，同时准备院领导的晚会致辞c、其他各部门帮助文艺部审核节目，彩排时对各部安排事宜进行预演，以便晚会正式开始协调工作
3、活动正式开始阶段
a、晚会前一天进行第二次彩排，地点在大学生活动中心，要求所有演员及工作人员必须到场。
b、晚会当天正式走台，由文艺部负责全场人员调动，其他各部门准确完成任务
c、专人负责舞台监督
五、赞助洽谈
1、独家冠名:冠名权仅属于本公司，或活动中多次提及本公司。
2、海报:为期一周的特大海报宣传，在学校各处贴海报(海报内容为当晚活动的内容)。
3、公司的相关宣传:赞助商公司的网址和赞助商的名称。活动前粘贴在学生公寓宣传栏等人流密集处，粘贴时间为一天24小时不间断性。
4、横幅:活动横幅在晚会当天悬挂于晚会现场，为贵公司做更大宣传。
5、门票宣传:可以在晚会的门票上印刷贵公司的宣传。
6、媒体宣传:晚会举办前后院报及院报为贵公司做新闻宣传，院网也将以新闻形式为贵公司做宣传。
7、台词宣传:本次晚会当中主持人至少三次提及本次赞助商。
8、服装宣传:本次晚会的主持人服装可以由贵公司提供。
9、节目单宣传:观众入场时间发放节目单，为贵公司做宣传。
10、幕布宣传:本次晚会的幕布可由我方为设计，安装在现场。
11、设立速销位:可在活动现场门口设立促销点或派发贵公司产品(视赞助费用多少)。
12、现场鸣谢:会动结束时，现场主持人将发言特别感谢贵公司的赞助，祝贺本次活动合作成功。
六、经费预算