某花园小区物业档案管理方案

花园小区物业档案管理方案档案资料的管理是物业服务工作的一个重要组成部分,科学的、规范化的档案管理能有效地为住宅区楼宇及公用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。

在的物业档案管理中,我们将从以下几方面着手:

一、档案的建立与分类

1、小区管理档案分类:

1)业委会工作资料;2)委托管理合同及小区管理涉及的其它合同文本;3.)住户管理:主要包括住户资料(住房登记表、住户证件等)、住户特殊要求记录、住户投诉与回访记录等;

4)社区文化资料;

5)清洁卫生管理记录及资料;

6)绿化管理记录及资料;

7)车场(车棚)管理记录及资料;

8)文化娱乐场所(会所)管理资料;

9)消防、治安管理记录及资料。

2、工程技术、设备管理档案分类:

1)小区建设竣工资料;2)公司接管小区的有关资料和协议;3.)小区改造变更资料(含装修管理资料);

4)房屋及公共设施维修(维护)资料;

5)设备资料主要包括设备技术资料、设备运行资料、设备维修保养记录及资料;

6)科技图书及资料。

3、内务管理档案分类:

1)经营财务:主要包括经营管理资料、合同管理资料、财务管理资料;2)人事劳资:主要包括人事资料、劳资资料、员工培训、考核资料;3.)规章制度及往来文件;

4)管理及运作规章制度;

5)政府、主管部门颁发的法律、法规文件;

6)上级公司文件;

7)其它外来文件;

8)服务中心发出的通知、公告、报告、信函等公文;

9)质量管理文件及相应的资料、记录。

4、其它文件

二、档案管理

1、管理思路

1)依照规定程序收集的各项工作的档案资料,按科学方法检索使用,机密文件加密,专人管理。

2)档案管理除详细记录管理过程外,一个重要目的是从中发现管理不足,改进管理工作,原始资料除收集、整理,编入档案时初步分析外,应形成各类人员定期、定项目有方向性地进行统计、归纳,反映管理漏洞,提出报告和可行性整改意见。

2、档案管理的基本模式

1)采用多种形式的信息贮存方式,有计算机磁盘、录像带、录音带、胶卷、照片、图表卷宗等,分别采用相应的保管贮存方法。

2)采用科学检查及多媒体查询系统,文件目录条理清晰,方便档案使用、查询。

3.)严格内部文件资料的保密制度,需保密文件及区域必须加密,专人负责保管,确保文件的安全。

4)加强档案的安全管理,配置消防器材和防盗门,档案柜、锁符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮湿的要求。

5)坚持对档案管理工作检查指导。

分公司各部室每月检查一次本部门管理文件记录情况,督促档案管理人员及时将工作记录文件归入档案;

分公司副总经理每季对档案管理工作进行一次全面的检查,检查文件管理是否规范,有无遗漏,指出工作不足,以便更好地提高档案管理工作。