加工公司文件控制工作程序

精制加工有限公司--程序文件文件控制程序1目的为对公司的文件进行控制,确保其适用性、系统性、协调性和完整性,公司制定并执行《文件控制程序》2范围:

2.1 本程序规定了管理体系文件的控制原则和方法。

2.2 本程序适用于与质量/环境/职业健康安全有关的所有文件,其中有公司自己制定的,也有引用的国家或行业标准,以及顾客提供的各种资料。3职责

3.1 ISO小组是文件控制的主管部门。

3.2 秘书科对文件进行管理。

3.3 三层文件由各主管部门进行控制。4程序要求

4.1 文件的分类:本公司文件分为5类

4.1.1 手册文件类别代号:M(质量手册QM,环境手册EM,职业健康安全手册HM)

4.1.2 程序文件文件类别代号:P(共用程序P,质量程序QP,环境程序EP,职业健康安全程序HP)

4.1.3 作业性文件文件类别代号:O

4.1.4 记录文件类别代号:R

4.1.5 技术标准文件类别代号:S

4.2 文件的编号规定公司的文件进行统一编号,由4部分组成:公司代号;文件类别代号;发布部门代号;部门流水号。编号形式:JFQ._(_)-_.__abcda、公司代号:JFQb、文件类别代号:见

4.1.1 ~

4.1.5 c、部门代号:总务部A;营业部B;生产部C;工程部D;品质保证部E;薄片部F;技术协作部G;ISO小组O。d、部门流水号:由各部门经理将编号分配给各科室,流水号自01起,各类文件(5类)分别编号。流水号允许不连续。例:质量手册:JFQ.QM-O.01文件控制程序:JFQ.P-O.01合同评审控制程序:JFQ.QP-O.01文件控制程序:JFQ.P-O.01化验室管理规定:JFQ.O-E.02

4.3 文件的编写格式及内容要点

4.3.1 针对公司内部的文件以中文编写,对外发布的文件可根据需要以中文、英文或日文编写。

4.3.2 一般地,文件发布时采用书面形式,留档保存的文件可采用磁盘硬拷贝。

4.3.3 同类文件采用统一格式。

4.3.4 程序文件应包括以下内容:封面、正文页眉、目的、范围、职责、程序要求、相关文件和记录。

4.3.5 作业文件、记录可以包括以下内容:封面、正文文件名称、文件编号、范围、正文、相关文件和记录。

4.4 文件的编制、审批

4.4.1 手册由管理者代表编写审核,总经理批准。

4.4.2 程序文件由ISO小组组织各有关部门编制,由管理者代表审核、总经理批准。

4.4.3 三层文件由各部门主管负责组织有关人员编制,由部门主管审核,部门经理批准。

4.5 文件的发放

4.5 .1手册和程序文件的发放范围由管理者代表批准;其它文件的发放范围由各发布部门主管批准。

4.5 .2文件必须按确定的《文件发放范围》发放,发放前进行标识、编号,并建立《文件发放记录》。

4.5 .3文件的发放必须在文件实施日期前进行。

4.6 文件的控制

4.6 .1公司的文件分"受控"和"非受控"两类,分别在其封面加盖印章。受控文件受更改控制。

4.6 .2文件的持有者应妥善保管。受控文件不允许复制、外借、涂改,不得遗失、破损。

4.6 .3受控文件如遗失、破损,应及时向文件的管理部门说明情况,填写《文件领用申请单》后给予补发。同时应将破损不全的文件交回,由文件的管理部门销毁,并填写《文件销毁记录》。

4.6 .4非受控的文件允许复制,不受更改控制。对外发放的非受控文件须经发放范围批准人批准,并填写发放记录。

4.6 .5文件一经修改,文件管理部门应立即将受控的作废文件向所有文件持有者收回,所使用的文件和资料必须是有效版本。作废的文件由文件管理部门集中销毁,并填写《文件销毁记录》。

4.6 .6文件的管理部门应将作废文件的每一版本、每一次修改都保留一份,并加盖"作废"印章后存档。

4.6 .7文件的管理部门应建立文件管理档案,内容包括:文件的每一版本(包括作废版本)、文件更改申请单、文件更改状况一览表、文件销毁记录、文件发放范围、文件发放记录等。文件管理档案由专人负责管理。

4.6 .8如需要借阅时,应向文件的管理部门办理借阅手续,填写《借阅记录》。

4.7 文件的更改

4.7 .1文件更改及换版时应填写《文件更改申请单》,由原批准岗位批准后,由原编制部门进行,如由其它部门进行时,该部门必须获得原批准时所依据的所有资料。更改后的文件由原文件审核岗位审核,原批准岗位批准后才能发布。

4.7 .2文件更改后仍须执行

4.5 和

4.6 条款。

4.7 .3文件更改采用手写划改及换页更改两种方式:a、改内容较少时,可采用手写划改,将原文划掉,在行间填写更改内容并签名。应保证更改内容有足够的空间填写。b、同一页上手写更改达3处以上或更改内容较多,不能保证清楚明了时,应采用换页方式。

4.7 .4当出现下列情形之一时,应进行换版a、一次性修改过多或更改次数过多,影响使用。B、体系发生重大变化或编制依据发生重大变化。

4.7 .5手写更改时应将发放范围内的所有原文件都进行更改;换页更改或换版后的新文件仍按原发放范围发放,同时收回作废页或作废文件,保证所使用的文件为有效版本。

4.7 .6文件的每次更改情况均应记入《文件更改状况一览表》,注明有关内容。

4.8 外来文件的控制

4.8 .1公司使用的外来文件,由各使用部门进行控制,同时建立《外来文件及更新状况明细表》。

4.8 .2外来文件应由其控制部门设专人每年进行检索,并在新版文件发布后及时进行更新。外来文件的更换情况应在《外来文件及更新状况明细表》进行记录。

4.8 .3对于适用的法律法规、行业标准、地方标准等,各部门应按照《法律、法规及其他要求控制程序》予以控制。

4.9 文件在控制过程中产生的记录,由其控制部门整理,归档,保存。具体参见《记录控制程序》。5相关文件

5.1 《记录控制程序》6记录

6.1 《文件发放范围》

6.2 《文件发放记录》

6.3 《文件领用申请单》

6.4 《文件销毁记录》

6.5 《借阅记录》

6.6 《文件更改申请单》

6.7 《文件更改状况一览表》

6.8 《外来文件及更新状况明细表》