关于加强合同管理法律意见合同法律风险管理
关于加强合同管理法律意见合同法律风险管理
关于加强合同管理法律意见
1、确定合同管理机构
应明确由业务部或者财务等部门管理，并且要明确其职责和权限。
2、合同的管理程序、方法与过程的控制
⑴规定由具体部门或者相关人员对合同签订前进行评审及风险评估，至少应评审如下两个方面：①对签约客户的营业执照真实性及执照上注明的经营范围和经营期限进行评审;②通过网络查询其注册资金及通过上门考察其营业场所及是否正常经营。
⑵有专门人员对合同风险进行评估考察(重大合同应让顾问律师审查)，可从如下方面评估：①看是否有显失公平的合同条款;②看对方提供的合同文本对我方是否有利;③客户是否有提成违法要求。
⑶规定专门人员起草合同、签订合同、审核合同及批准签订合同。
⑷规定专门的人员对于中途变更合同的管理。
⑸对合同收款阶段进行重点管理，有专门人员定期查询合同款项是否到账，对拖欠合同长时间不还也未过问的，应及时上报，以免超过诉讼时效，从而失去法律的保护。
3、为保证制度的有效运行，应明确相关部门的合同管理责任
4、合同签订、履行、收款阶段的审查
⑴签订合同主体资格的审查
若签约人为非法定代人而是对方特定的业务员等应从如下方面进行审查：①业务员的作为对方员工的身份证明等材料的审查;②业务员与委托单位的关系;③业务员是否有合法有效的委托手续;④特别注意委托代理的权限和期限，防范无权代理、越权代理的情况。
⑵合同主要内容的审查
①审查合同名称与合同内容是否一致;②审查合同当事人的名称或者姓名和住所，认真核对对方名称与对方加盖的公章是否一致;③加强对合同标的的审查，对容易产生歧义的标的名称应加以特别说明;④对标的物的数量、单价及金额应进行必要的核对;⑤质量方面的要求、技术的标准以及供方对质量负责的条件和期限，应当规定明确具体;⑥关于标的物的验收，要严格规定具体的验收程序，如要求对方在收到标的物后及时签收，如有异议应当在一定期限内通知我方，否则视为我方完成合同的履行;⑦关于结算方式及期限应当约定明确;⑧在合同中应约定违约金或者定金条款。
⑶合同履行应注意的问题
①完成交货后一定要由对方签收回单，回单最好有对方的盖章，若没有盖章应有授权人签字(可事先在合同中或者订单中体现出授权人，如在合同中指定的经办人等)，若对方指示将货物交与第三方，对方当事人应出具指示收货的书面凭证并由第三方签收回单;②若我方有付款义务，对方收款单位与合同当事人不一致的，应让合同当事人提供书面的付款指示说明;③若对方让第三方对我方付款，应让付款人出具代付款证明;④合同履行中注意保留所有往来的文件;⑤业务部与财务部应密切沟通，对应收账款及时催收，防止欠款超过诉讼时效。
关于加强合同管理法律意见
基本信息
发文字号政办[92]79号
效力级别时效性现行有效
颁布日期92-12-29
实施日期92-12-29
发布机关安徽省人民政府办公厅
正文
省政府同意省工商行政管理局《关于进一步加强经济合同管理的意见》，现转发给你们，请结合实际贯彻执行。
关于进一步加强经济合同管理的意见《经济合同法》实施十年来，我省各级经济合同管理机关在保护当事人的合法权益，维护社会经济秩序等方面做了大量工作，取得显著成效。随着经济体制改革的不断深入，《经济合同法》中的一些内容和规定，已经滞后于经济发展的需要;新的经济合同种类已远远突破《经济合同法》界定的范围;经济合同仲裁的一裁两审制度已不适应改革的形势。随着社会主义市场经济体制的确立，经济合同连接市场主体间的纽带作用将会越来越重要。为适应社会主义市场经济体制的建立，需要进一步加强经济合同管理工作。为此，特提出如下意见：
一、健全和完善经济合同管理机构。加强经济合同管理，首先必须从组织上予以保证。各级领导要重视和支持经济合同管理工作，完善管理机构，建立一支有较高政治和业务素质的管理队伍，不断拓宽经济合同管理的广度和深度。
二、扩大签订经济合同主体的范围。凡是在我省已领取营业执照，具有生产经营行为能力的法人分支机构，以及私营企业、三资企业均可以直接对外签订经济合同。
三、拓宽经济合同管理的种类。各级经济合同管理机关，不仅要加强对《经济合同法》规定的购销、建设工程承包、货物运输等十大类合同的管理，而且要把改革开放中出现的居间合同、联营合同、委托合同、融资租赁合同等纳入经济合同管理的范围，并将经济合同管理机制引人生产资料市场和各种生产要素市场，为企业成为市场主体服务。
四、放宽对企业经营方式和经营范围的限制。为支持企业进一步放开搞活，企业在生产经营活动中有一般的超范围经营，只要不是国家法律明令禁止的，可不作为无效经济合同认定。
五、改进重合同守信用活动命名办法。凡是领取营业执照，具有生产经营能力的法人分支机构、私营企业、三资企业，均可和国家、集体企业一样，参加由当地政府或工商局每两年开展一次的重合同守信用活动。工商行政管理部门主要是对企业(含法人分支机构)履行合同的信用程度和合同管理水平进行检验、评估和认定。对符合标准的企业(含法人分支机构)，可以授予重合同守信用单位称号。
六、允许有特殊要求的各类企业自行印制和使用经济合同文本。我省的各类企业，在使用国家统一制定的示范文本中，确有不便适用或有特殊需要的，可报经省工商局批准后，自行印制和使用本企业的经济合同文本。
七、增加经济合同鉴证和咨询服务的内容。凡是要求办理合同鉴证或提供法律服务的，经济合同管理机关都应给予支持和帮助。不论当事人是否申请办理合同鉴证，都可为当事人提供对方的资信和履行合同的信用情况。
八、切实保障企业的合法权益。各级工商行政管理机关要切实加强对经济合同的监督检查，依法办理各类经济合同纠纷案件，保护合法经营，制止非法经营。对因合同引起的债权债务纠纷，当事人依法向有管辖权的经济合同仲裁机关提出仲裁申请的，都应积极办理，对简单的经济合同纠纷案件，可边立案边处理，以有效地保护当事人的合法权益，维护市场经济秩序。
关于加强合同管理法律意见
北京XX公司：
最近本律师在与贵公司有关业务部门的接触中，了解到贵公司在合同管理方面存在的一些问题，感觉到如不能对这些问题引起足够的重视，将不利于贵公司的经营管理，更有可能阻碍贵公司经营战略目标的实现。
企业合同管理是指企业依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列的行为。值得注意的是，合同行为并不局限于与合同相对人签署合同这样一个静态的时间点，而是一个动态、连续的过程，包括：合同样本的制定、合同条款的设立、合同相对人资信状况的调查、合同条款的谈判、特别条款的约定、合同的签订、合同内容的履行、争议事项的发生及解决等一系列环节。企业合同管理即是围绕这一系列具体环节而展开的风险预防和实时控制活动。
一、目前贵公司在合同管理方面存在或可能存在的主要问题：
1、合同管理制度不健全。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠纷处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。从贵公司的实际情况看，合同没有归口管理，销售、采购、研发等部门各自为战，各签各的合同，各自管理本部门的合同，甚至同样是采购，行政部门有自己的采购，研发部门有自己的采购，销售部门也有自己的采购等等。
2、合同档案管理不健全。前不久，贵公司采购的UPS电池出现问题(大概有几百块，价值三万余元)，供货商认为是贵公司使用不当造成的，而贵公司认为是电池的质量存在问题。在讨论如何追索损失时，贵公司业务人员竟然未能找到当初签订的采购合同，有关产品的使用说明书也找不到了。业务人员对本律师的解释是：当初签订采购合同的人已经离开公司，所以合同找不到了
不能不说这是贵公司合同档案管理的一大漏洞。虽然这样的漏洞可以通过加强责任人追究制度予以解决(现在看来，追究责任恐怕都不可能了，因为当初签订合同的人已经不在了。)，但是在实际的管理中，业务人员难免按照供应商的重要性分类来分配自己的管理精力，所以由业务人员直接追索自己负责的供应商的合同档案明显不合理。
3、合同文本的审查不严格。本律师在参与贵公司相关合同的审查过程中经常遇到这样的情况：业务人员要求审查的是一份对方单位提供的合同样本。一般说来，合同订立的双方都希望用本企业草拟的文本为合同样本，因为本企业起草的文本，基本用语，条款，格式大多对本单位有利，也较熟悉，谈判起来就方便一些。而用对方单位的文本，往往比较生疏，改动量较大。甚至有的单位故意将文本写得很长，设置了很多文字陷阱，不咬文嚼字就会导致签订不利于本企业的合同。
4、合同文本中的条款有漏洞。本律师虽然对贵公司经常使用的一些合同文本设计了范本，但是为了针对不同客户的不同需要，范本中的某些项目是空白的，或者内容是不固定的，需要在具体谈判后根据双方的共同意见填列。但是如果没有其他约定，或者不需要填写相关的内容就应该在此栏注明此项空白或无其他约定等字样。实践中经常会有这样的情况(不能肯定贵公司有这种情况)，业务人员按照以往与对方公司签合同的惯例，或者为了节省时间，将合同版本拟定好经领导审批后，直接先办理了本公司合同章的签章，之后向对方寄出并要求对方盖章回寄，但此后却忘记了主动追回，导致未能拿到对方盖章确认的合同。此时，如果对方拿着有空白的其他约定条款的合同，就让欺诈行为有机可趁了，最终导致贵公司经营风险的加大。
另外，合同条款不全面、不完整，有缺陷、有漏洞也是常见的问题。常见漏掉的往往是违约责任。有些合同只讲好话，不讲丑话;只讲正面的，不讲反面的，不懂得签合同应当先小人后君子的诀窍，一旦发生违约，在合同中看不到违约如何处理的条款。
5、合同章管理不严格。从一般意义上讲，与客户签订合同，在把握基本原则的前提下，主要以满足客户的合理要求为合同行为导向，具体表现为合同文本的使用，异地的合同谁先盖章等，而在和供应商的合作中，在供大于求的环境下，供应方是处于被动地位的。也就是说，供应商在双方谈判的合同条件下，应该先在合同上盖章后再传递给购买方，因此，即使是需要购买方先盖章确认，也应该作为合同章管理中的一个特例来追索后续进展，如果能做到这一点，损失也是可以避免的。
6、合同管理的法律意识不强，对应当重视的诉讼证据重视程度不高。合同涉及诉讼的，并不是所有书面证据都具有法律效力。有效的证据，应当是原件的、与事实有关的、有盖章或者签名的、有明确内容的、未超过期限的。不具备法律效力的书面证据只是废纸一张。在合同履约过程中应签字确认的没有进行签字确认，当发生纠纷时可能因无法举证而败诉。被拖欠应收款的情况出现后，由于不能及时诉诸法律，当起诉时才发现已超过了2年的诉讼时效。这些法律意识不强导致的直接后果就是企业蒙受经济损失。
7、只有主合同没有合同附件。主合同是指能够独立存在的合同，如某某系统建设合同等。合同附件是指以主合同的存在为前提，包括但不限于与主合同直接关联的的文件、说明、释义、样品等等。如明细表、说明书等等。我们的业务人员脑子里没有合同附件的概念，或者没有在主合同后面加列合同附件的习惯。主合同中某些条款后面虽然注明了见附件，但在很多时候，在主合同后面是没有附件的，或者虽有附件，但却没有双方的签字或盖章确认。实践中，合同附件大多是履行主合同的具体标准，没有附件或者没有双方的签字盖章确认，直接导致合同履行的不明确，很容易引发争议。
二、贵公司在合同管理中应有的对策：
为了更好的防范合同管理风险，减少潜在的合同管理可能引起的经济损失，结合上述合同管理方面存在或可能存在的问题，本律师认为，贵公司在合同管理中应做好如下几项工作：
1、建立健全合同管理制度。要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。
2、加强合同管理人员的培训教育，全面提升合同管理人员的素质，包括他们的思想水平、法制水平、文字水平和业务能力。有了健全的合同管理制度，只是为合同管理的风险防范创造了环境，合同管理人员的业务素质的高低以及执行力的强弱，直接影响着合同管理的质量。
3、从法律角度对合同管理的风险点进行严格审查和控制。建议考虑设立法务部门或者合同管理岗位，此部门或者此岗位对公司合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。具体包括对格式化合同文本的订立，合同条款的检查，违约责任的合理设定，其他合同法律风险的防范等。法务部门或者合同管理岗位从合同的项目论证开始，监督、检查并指导当事人资信调查，合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理等合同管理活动的全过程，预防合同纠纷的发生，减少合同纠纷中公司的损失，有效维护企业合法权益。
4、加强合同管理档案和合同专用章管理。合同档案管理是企业档案管理的一部分，同时又是合同管理工作的一部分，贵公司将合同档案交由经办合同的业务人员管理或其所在部门管理，本律师认为这种做法欠妥，首先是业务人员本身事务繁杂，对于档案管理工作要求的严谨细致等可能无法兼具;其次是按照内部控制中的牵制原则，由业务经办者负责其经办合同的档案管理并不能有效的控制漏洞。因此，建议合同档案应由公司设专人管理，或由合同章管理人员监管，并建立起严格的审核、登记制度和相应的管理制度，凡是经公司加盖了合同专用章的合同或其他文书都必须在公司有备案资料或登记，绝不能再出现找不到合同等漏洞的出现。
5、及时处理违约纠纷。合同关系是一种法律关系，违约行为是一种违法行为，要承担支付违约金、赔偿损失或强制履行等法律后果。法务部门或合同管理岗位的人员审查合同时选择合适的违约条款和纠纷处理条款就显得十分重要。合同一旦发生违约情形，企业要区别情况，及时采用协商，仲裁或诉讼等方式，积极维护公司的合法权益，减少经济损失。
综上所述，企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的，所以合同管理是企业经营管理的重要制度之一。合同管理企业对合同依法进行订立、变更、转让、履行终止以及审查监督、控制等一系列职能活动的总称，是企业的一种自我管理行为，它涉及到企业生产经营活动的方方面面。只有实施有效的管理把好合同关，才能维护公司的良好信誉、合理规避市场风险、保证顺利实现预定的经营目标，进而促进公司事业不断发展和完善。