关于物资采购内部控制调查情况的分析报告

关于物资采购内部控制调查情况的

分析报告

审计部于年月日就物资采购内部控制情况向采购部发送了内控情况调查表，采购部以非常配合的态度，认真填写调查表，并在规定日期全部完成上交，其中有三位同事（即部门领导）针对改进的方法和建议提出了自已的看法。现将汇总情况按调查表的内容顺序及控制弱点分析如下（附汇总表）：

一、调查结果显示出的薄弱环节

第一、关于物资采购控制环境问题的调查结果：有半数人员认为采购部组织结构的设置对职责的划分不很明确，运行并不十分协调；有大部分人员认为道德政策虽然重要，但部门尚未制定相应的书面政策；有大部分人员认为专业培训程度不够，自身良好的业务素质和职业道德有待进一步加强。

第二、物资采购风险管理问题的调查结果：半数以上人员认为风险的防范及有效解决存在很大的空白，防御性较低。

第三、物资采购控制活动问题的调查结果：大宗物资采购尚未真正实行招标控制；每年对供货商的评估和择优工作控制程度显得一般，且非采购部门的参与度不明显；尚需进一步健全和完善物资价格信息的控制措施。

第四、物资采购信息与沟通问题的调查结果：半数以上人员认为目前对信息系统的使用效果并不理想，从采购部的角度工作效率并不显著；绝大多数人员认为采购部对外部信息的管理控制非常薄弱。

第五、物资采购监督问题的调查结果：半数以上人员认为对物资采购控制的监督尚待进一步加强。

二、建议及措施

1、关于组织结构的设置与职责间的关系：采购部组织结构的设置中针对各1

岗位均有岗位工作说明书，如能按此说明书的要求有效的执行，兴许是最理想。针对目前组织结构的设置与职责间的关系认为是合理的，而其则持相反的看法。现实是三位部门经理的合作、配合并不协调，这种状况长期下去有碍于工作的开展。建议由公司领导召集经理共同商定，按岗位说明书进一步明确并落实各块工作范围和职责，并督促各下属成员按各自相应的职责，便捷和快速地开展工作，共同促进采购部工作的顺利开展。

2、针对此次内部控制调查表的内容，结合公司实际，由采购部会同相关部门制定相应内控制度，制度的制定具有可操作性，并将可操作性的细则与业绩考核结合起来，有关内容如下：

①内部培训计划，包括职业道德、采购业务素质；

②授权审批制度；

③供货商管理制度；

④及时报告制度；

⑤后续检查制度；

⑥物资安全库存量与市价变化采购量的处理办法；

⑦风险管理的具体方法；

⑧信息的管理等；

⑨其他方面。

3、关于职业道德方面：利用企业文化的建设，宣传诚信原则和道德守则；同时提供道德方面的指导，制作文字化和行为准则或政策声明，将诱发人们不诚实、非法和不道德行为的动机降至最低。

4、关于业务培训，主观上倡导自身素质的提高，包括刻苦钻研、认真负责、虚心好学、一切以公司的利益为重，按工作岗位说明的要求去做；客观上由部门内组织培训，也可进行外部培训。

5、关于考核奖惩：建议建立部门奖惩规定，进行业绩考核。对工作勤奋、2

业绩突出、采购能力不断提高且一切以公司利益为重的，进行奖励和激励。对能力不足的应及时调整（或调离）其工作岗位；对违反道德行为准则的任何事项，应予批评、降级、处罚、解聘以至通过法律途径解决。

6、关于工作轮换：可实行轮岗制度。轮岗的实行可揭露前任工作中的差错和弊端，发现和防止不良行为的发生，同时可改善工作程序、提高工作效率和采购人员的综合业务水平。至于内部采购实行同系统轮岗还是跨系统轮岗，建议部门领导与人力资源部联系磋商，制定出一个切实可行的方法来。

7、关于物资采购监督：内部审计可从两个方面着重关注和审计：①采购部内部控制的有效性和健全性；②采购业务的效率性、效果性及经济性。

8、建议采购部增设一名懂机械设备且有实践经验的业务员，以提高机械设备采购的业务素质。迫在眉睫。

我们觉得采购部的内控问题不能再拖，应尽快解决。

200年月日