文件管理办法范文

　　1、目的

　　为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。

　　2、职责

　　2、1总经理负责公司所有对外发文审批。

　　2、2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。

　　2、3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。

　　2、4行政人事部负责公司文件格式、文号及内容的审核，用印管理、归档管理工作。

　　3、文件种类

　　3、1上行文:请示，报告，计划，总结;

　　3、2下行文:批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定;

　　3、3平行文:信函，会议纪要。

　　4、文件格式

　　4、1发文统一使用以上文件类别之一。

　　4、2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。

　　4、3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。

　　4、4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚:

　　4、5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置;

　　4、6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等保持一致。每段开头空两个字;要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1、5倍，以清晰、美观为原则;

　　4、7附件。通常指随正文发出的补充说明材料:如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明"附件:"字样;如果附件较多，还须编上序号;文件无附件的，无须注明;

　　4、8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名(前面冠以职务身分)署名:落款一般放在正文(或附件标记)的右下角，相关于书信中具名的位置;如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行"(此页无正文)"字样;落款字体与正文相同。

　　4、9日期:

　　4、9、1一般应写发文日期;

　　4、9、2制度或会议通过的文件应写通过的日期;

　　4、9、3重要的文件写签发的日期;

　　5、文号

　　5、1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号;具体文号编制规则见附件。

　　5、2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理;

　　5、3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。

　　6、用印

　　6、1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。

　　6、2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记;

　　6、3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。

　　7、文件管理

　　7、1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作:

　　7、2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。

　　7、3签发。签发人对签发的文件负有完全责任，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明"同意发文"字样后按正常手续办理;不同意的写出具体意见返还拟文人重新撰写;

　　7、4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。

　　7、5发放。由发文部门填写<文件发放登记表>，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写<文件处理单>，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。

　　7、6收文。文件管理人员(一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员)将所收到的文件登记在<收文登记表>内，内容包括:流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情况、备注等。

　　7、7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。

　　7、8保存。文件办理完毕后，由最后处理部门人员进行保管。

　　7、9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。

　　8、相关文档

　　8、1文号编码规则

　　8、2<文件编号使用登记表>

　　8、3<对外发文登记表>

　　8、4<对内发文登记表>

　　8、5<收文登记表>

　　8、6<文件处理单>

　　8、7<传阅单>

　　8、8<用印登记表>

　　8、9对外发文格式

　　8、10对内发文格式

　　8、11报告总结格式