会计档案管理制度

会计档案管理制度

第一条 为加强会计档案管理，确保会计档案的安全、完整，使会计资料更好地为集团的经济活动服务，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定，结合公司实际情况，制订本制度。

第二条 集团公司档案主管部门和集团财务部共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。会计档案的具体管理工作由财务部负责，并指定专人负责保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。档案管理部门应当建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第三条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体分类：

一、会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证及附件。

二、会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿和其他会计账簿。

三、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告，各类财务审计报告。

四、涉税类：纳税申报表、税务稽查文书、其他涉税资料。 五、其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、银企流水对账表、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册。

第四条 每年形成的会计档案，由财务管理部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

一、会计年度终了，将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。各类资料整理要求： 1.会计凭证。

（1）按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。

（2）分散装订：根据凭证号的顺序多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。

（3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

2.会计账簿。

各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。

（2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。

（3）活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。 （4）会计账簿的装订顺序：

会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。

（5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。

（6）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。 （7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。

（8）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、明细分类账、辅助台账。 3.会计报表。

会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。

4.电子会计档案。

（1）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。

（2）按月备份：每月末将财务服务器自动储存数据分别备份在管理员电脑硬盘和独立硬盘中，月度备份不少于两份。

（3）按年刻录光盘：年终60日内，在光盘上刻录上年备份数据后统一归档保管。

（4）单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。

（5）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

二、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务管理部指定保管人保管一年（且出纳人员不得兼管会计档案）。期满30日内，由财务管理部指定保管人员编制移交清册，移交公司董事会统一保管。

三、移交档案管理部门保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案管理部门应当会同财务管理部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

第五条 财务管理部和分管档案部门保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经股东指派人员（另设置）批准后，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

一、由档案管理部门建立健全会计档案查阅、复制、登记制度并参照集团《档案管理办法》办理审批手续。

二、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。

三、会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第六条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类档案的保管按照本办法附表所列期限执行。

第七条 保管期满的会计档案，除本第七条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

一、本公司分管档案部门会同财务管理部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

二、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。 三、销毁会计档案时，由股东指派人员汇同档案管理部门和财务管理部共同派员监销。

四、监销人在销毁会计档案前，按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位负责人。

第八条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

第九条 使用电子计算机进行会计核算，应当保存打印出的纸质会计档案。使用磁盘、光盘等磁性介质保存会计档案，应专柜保管。

第十条 公司应交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，按规编制完会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号，应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的公司单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

第十一条 预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

第十二条 未按本制度规定妥善保管、归档会计档案，造成会计档案资料损毁、灭失，给公司造成经济损失的，承担赔偿责任及相应法律责任。

第十三条 本办法适用于集团公司及下属各子公司，本办法由财务管理部负责解释和修订，自发布之日起实施。 附：会计档案的保管期限 序号 一 1 2 二 3 4 5 6 7 三 8 9 四 10 11 12 13 14 15 16 档案名称 会计凭证 原始凭证 记账凭证 会计账簿 总账 明细账 日记账 固定资产卡片 其他辅助性账簿 财务会计报告 月度、季度、半年度财务会计报告 年度财务会计报告 其他会计资料 银行存款余额调节表 银行对账单 纳税申报表 会计档案移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 会计档案鉴定意见书 保管期限 30年 30年 30年 30年 30年 30年 10年 永久 10年 10年 10年 30年 永久 永久 永久 备注