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一、信访事项告知需要注意的几个问题
（一）准确把握书面告知制度的基本原则：
（1）权属性原则。这是《信访条例》“谁主管，谁负责”工作原则的派生原则。简而言之，谁具体负责信访事项的处理，谁就负责书面告知。
（2）准确性原则。这是对信访事项书面告知在文字方面的基本要求。
（3）规范性原则。书面告知不能以口头替代。告知文书应统一格式，严格报批审查程序，及时归档备查。
（4）时效性原则。书面告知要在规定的时限内，不能滞后，更不能故意不告知。
（5）针对性原则。书面告知重点要针对信访人。
（二）信访事项不予受理和不再受理告知制度
告知是指行政机关收到信访事项后，在法定的期限内，依据现有法律、法规的规定，判断该事项是否属于其受理范围和该级管辖，从而作出是否受理的决定，并告知信访人。
（一）信访事项不予受理告知制度
1 、对各级人民代表大会以及县级以上人民代表大会常委会、人民法院、人民检察院职权范围内的信访事项，信访工作机构不予受理，告知信访人分别向有关的人民代表大会及其常务委员会、人民法院、人民检察院提出；
2 、对已经或者依法应当通过诉讼、仲裁、行政复议等法定途径解决的投诉请求，信访工作机构不予受理，告知信访人应依照有关法律、行政法规规定程序向有关机关提出；
3 、对有关部门已经受理或正在办理的，信访人在规定期限内再提出同一信访事项的，信访工作机构告知不予受理；
4 、信访人提出的信访事项明显歪曲事实、主要材料明显不真实、事实不清的，信访工作机构告知不予受理。
（三）信访事项不再受理告知制度
1 、对已经由有权处理的行政机关复核的信访事项，信访人对复核意见不服，仍然以同一事实和理由提出投诉请求的，信访工作机构告知不再受理；
2 、对 2005 年 5 月 1 日前已经办结的信访事项，信访人不能提出新的事实或理由的，信访工作机构告知不再受理。
3 、信访人不服有关行政机关的处理、复查意见，又没有在规定期限内提出复查、复核请求的信访事项，信访工作机构告知不再受理。
二、信访事项书面答复写作的基本要求
（一）、 一些书面答复中存在的主要问题
（1）、答非所问，缺乏针对性。信访人提的是这个问题，答复的却不是这个问题，甚至根本没答复。
（2）、避重就轻，绕开棘手的问题。信访人问的是为什么，怎么处理，答复中虽然道理一大堆，却没击中要害，实际上什么也没答复。
（3）、过分原则、专业，信访人难以理解。有些书面答复只有几句话，只讲原则，没有解释。有的还用一些专业用语，是一般的信访人无法理解。
（4）、随意性太大。如问题可以协调处理或督促办理，随意将信访人推出去走诉讼途径；下属单位的做法明显不符合有关法规，却不督促改正。
（二）、信访事项书面答复的基本要求
（1）、信访事项的书面答复要具有针对性。这是对信访事项书面答复的基本要求。针对信访人所提出的问题和要求作答复， 信访人问什么，答复中必须回答什么；信访人反映什么问题，答复中就要将对此问题进行调查核实的情况作回复。要做到这一点，信访工作人员要弄清信访人所反映的问题和要求，必要时还要询问信访人的具体意见，答复时不能遗漏，也不能绕开问题讲空话。
（2）、信访事项的书面答复要具有准确性。这是对信访事项的书面的书面答复在文字方面的基本要求。书面答复中，用词造句要通俗易懂，表情达意要准确明了。特别在宣传疏导性的书面答复中要准确表述有关政策法规的内涵，不让信访人在理解上产生歧义。
（3）、信访事项的书面答复要具有公正性。这是对信访事项的书面答复在公信力方面的基本要求。处理人民群众的信访问题，是党和政府的一项重要工作。因此，书面答复是一级政府及其工作部门的文书，必须做到客观公正。具体来说，信访事项书面答复的表述要符合政策法律法规的有关规定，不偏袒矛盾的任何一方。在合法的前提下，对信访问题的处理和解答要符合情理。
（4）、信访事项的书面答复要具有通俗性。 这是对信访事项的书面答复在形式上的总体要求。信访事项书面答复的对象多数是普通的群众，他们大多文化水平不高。书面答复应当尽可能通俗明白，让信访人理解答复的内涵。可以用举例子、比较等方法作详尽说明。
（三）、怎样提高信访事项书面的质量
（1）、撰写书面答复的信访干部应具有高度的责任心和较强的业务素质。信访事项的书面答复是由负责信访工作的人员撰写的，这些工作人员的素质如何，直接关系到信访事项书面答复质量的高低。因此，各级党委政府应加强对有关工作人员的培训， 包括政策法规的培训、处理问题能力的培训和文字表达能力的培训，应把提高信访干部处理信访事项、撰写书面答复的能力当作培训的一项硬指标来抓，努力提高业务素质。书面答复的形成过程要有严密的报批审查程序和详尽的过程记录。
（2）、书面答复的形成是一个复杂过程，从信访事项的登记、调查和核实、协调处理到书面答复的拟写、审核、发出等，每个环节都有不同的要求。弄清信访人反映的内容和要求是写好书面答复的基础，负责这项工作的人应毫不遗漏的将它记录下来。必要时还应与信访人核实，切实反映信访人的要求。调查核实、查找有关处理依据（政策法规）、协调处理时写好书面答复的重要环节有关人员应当将此过程作好书面记录。有了这些素材，书面答复就可以搞了。书面答复的形成，应当经过拟稿、征求意见、审核签发等程序。这些程序一个也不可少，并应由书面记录可查。 有些书面答复往往忽视了征求意见，是导致答复没有针对性的原因之一。如果在书面记录
答复发出前先征求一下信访人的意见，这种情况就可以避免。因此，书面答复发出前至少应征求信访人一到两次，一次是在接访阅信过程；一次是在书面答复发出前。还有的忽视了审核签发的环节，由经办人写几句话就发出去了，难免使书面答复有不当不妥之处。审核签发一般由分管领导来做，重要的还应由单位主要领导把关。
（3）、书面答复必须有基本的内容要素。书面答复至少应包括以下内容：信访人反映的意见和要求（要与信访人实际反映的相一致）；受理单位的核查情况；与之相关政策法律；对信访人反映的意见和要求的处理结论（对每个问题都应有是与非的结论，对不能解决的应说明原因）；对本处理不服的救济渠道。有了这些基本的内容要素，才能使书面答复具有针对性、准确性。
（四）、信访事项答复意见书格式
1、标题：关于×××信访事项的答复意见
2、正文：
第一部分:信访人反映的具体信访事项的受理情况。包括：(1)收到信访事项的日期。如果是由其他机关转送、交办的，要写明转送、交办机关和本单位收到日期。（2）受理的信访事项。如受理多个信访事项，应逐一写明。
第二部分：信访事项的事实认定情况及处理意见。包括：（1）对信访事项发生的时间、地点、主要事实的认定。（2）作出处理意见所依据的法律、法规和政策。（3）处理意见。对多个信访事项要逐一答复。
第三部分：告知对答复意见不服的救济途径。告知信访人如对答复意见不服，可自收到本答
复意见之日起30日内向上一级行政机关申请复查。
3、落款：包括作出答复意见的单位名称及日期，并加盖单位公章。
（五）书面答复形成后需要注意的几点要求：
1、信访事项答复意见书必须由有权处理机关作出，不能以机关内设机构或信访职能处室的名义答复信访人。答复意见书加盖单位公章，不能盖单位内设处室章。
2、信访事项答复意见书要有针对性。对信访人所提出的问题不能避而不答，多个信访事项要逐一进行答复,答复意见要明确具体。
3、信访事项答复意见书要有准确性。用词造句通俗易懂，表述准确，简明扼要，不使信访人在理解上产生歧义。
4、信访事项答复意见书的形成要有严格的报批审查程序。一般信访事项由单位分管领导审核签发，重大信访事项由单位主要领导审核签发。
5、信访事项答复意见书使用A4纸。
6、信访事项答复意见书须在法定期限内送达信访人，送达方式包括直接送达、挂号邮寄送达等。答复意见书抄报上一级机关和同级政府信访工作机构。上级机关或同级政府信访工作机构交办的，要向交办机关报送办理情况报告；其他机关转送的，要向转送机关通报办理情况。
（六） 书面答复 （附样本）
关于XXX同志要求解决精减下放基本生活
补助费的答复（样本一）
XXX同志：
您好！关于您请求XX政府部门，按照六十年代初精减退职人员的有关政策规定，每月发给生活补助费的问题，经我局调查核实，现作如下答复：
经调查，XXX同志1954—1958年在奇台县XXXXXXX队劳动；1958—1959年10月在昌吉回族自治州XXX学校学习;1959年10月—1960年12月在XX县四工林场工作（实习生）;1962年6月经XXX市精减下放委员会批准，同意XXX同志回农村参加劳动。根据1965年6月9日，国务院下发的《国务院关于精减退职的老职工生活困难救济问题的通知》[（65）国内字224号文件]第一条规定，对于从一九六一年到本通知下达之日期间精减退职的一九五七年年底以前参加工作并发给了一次性退职补助金的职工，凡是现在全部或者大部丧失劳动能力，或者年老体弱，或者长期患病影响劳动较大，而家庭生活无依靠的，由当地民政部门按月发给本人原标准工资百分之四十的救济费。
按照文件规定，XXX同志参加工作的时间不在[65]国内字224号文件规定的时间范畴，因此，不能享受六十年代初精减下放退职人员基本生活救济费。
XXX同志，如对上述答复意见不服，可在接到此答复书之日起30日内到办理机关的上一级行政主管机关申请复查。
特此答复
XX市XXX局
二00X年XX月XX日
关于XXX有限责任公司部分股民要求查处
董事长张XX用公款入股等问题的办理结果（样本二）
XX州信访局：
贵局转来XX州信信字[2006]27号交办函，经市领导批示，由XXXX市检察院对此上访反映的问题进行了调查。现就调查及处理结果汇报如下：
一、基本情况
XXX有限公司是2001年由原XX市面粉厂进行改制而来的股份有限公司，该公司董事长为张XX，原有股民40余名，现有股东、股民13名，在职职工20余名。
二、上访诉求：要求查处该公司董事长张XX用公款入股等问题
三、调查情况
2001年原XXX市面粉厂按照企业改制的有关政策规定进行改制，并在XX市体改委、XXX市粮食局等相关部门的指导下，按照《公司法》的规定，建立了XXX有限公司。原XXX市面粉厂职工张XX借资入股98万元（其中，85万元是从乌市王XX处借的，6万元是从其弟弟处借的，5万元是从XX队李XX处借的，自己出资2万元），成为该公司控股90%的大股东。经营
过程中，该公司与乌市的王XX签定了面粉供销协议，现王XX尚欠该公司款项1210978.2元。根XXX市检察院查证的事实，尚未发现张XX有贪污、挪用面粉厂货款的行为。依据《中华人民共和国刑事诉讼法》第86条之规定，XXX市检察院作出了不予立案的决定。
四、处理意见
关于部分股民反映该公司转股、退股等问题，应该由该公司董事会按照《公司章程》及有关法律规定妥善处理。
XXX市信访局
二00六年XX月XXX日
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