采购管理制度、流程

采购管理制度、流程

1.目的：

为规范公司物资采购流程，降低采购成本，提高采购工作效率。 2.适用范围：

适用于本公司采购管理。 3.职责

3.1公司采购职能由行政部门具体承办，根据采购计划及时安排采购（书面形式），财务部门负责过程控制与监督。

3.2负责服务生产物资、固定资产（机器设备及其他生产设备）的采购以及物资采购运输的实施工作；

3.3财务部门负责办公用品及固定资产（房屋建筑物、非生产用电子设备、运输设备）的采购实施工作； 4.采购流程图：

采购计划→采购申请→部门经理（项目执行总经理）审批→供应部门（库存核实）→询价采购订单→下合同（部门经理审批、财务部门审核）→货到→验收入库（收料单或入库单）

发票单据齐全→供应部门经理审核→财务经理审核→部门经理（项目执行总经理）审批→出纳支付→供应商（报销人）

5.内容 5.1采购分类 5.1.1生产物资采购：

包括：服务生产用原材料、辅料、外协（购）件、五金备件、劳护用品、低值易耗品等。 5.1.2办公用品采购：

包括：办公耗材、电脑及配件、其它零星物资、培训资料、书刊等。 5.1.3固定资产采购

包括：机器设备、大额资产等。 5.1.4供应采购： 包括：物资采购的运入。 5.2职能归口

行政部与财务部门对于具体的专业采购可委托具体的职能部门和专业人员负责。具体经办的职能部门与经办人员需将采购情况汇报至归口的供应部门，共同办理验收入库与请款手续。 5.3采购程序：

5.3.1一般每月25日，各部门将下月计划所需的物资采购申请汇总审批后报归口的采购职能部门。采购申请必须由采购申请人、部门经理签字确认，金额较大或超出计划金额的采购必须报总经理审批。 5.3.2采购申请一式二联（一联存根、一联财务联）。申请人申请采购时将财务联交归口的采购职能部门。采购请款时将财务联附于原始发票后。

5.3.3对用于模具制造的专用材料，申请部门申请采购时，需附有名称、材料规格、要求、数量等详细说明。供应部门按采购申请单上所列项目询价（供应厂商及供应价格，不少于三家）、定价、签订合同、下单采购。

5.3.4采购物资送到后，品管部及采购申请部门验收物资的数量、质量、规格等。验收合格后办理相应的验收入库手续。

5.3.5对于突发性的紧急采购、零星采购行为，可进行网上采买，申请、采买、验货、入库程序同上，并可以优先安排采买。 5.4请款程序：

5.4.1物资验收确认完毕，由采购经办人员将“发票”、“验收单”、“供应商的送货回单”、“采购申请财务联”、“采购订单或合同”、“请款单”核对确认无误后，经归口的采购职能部门经理签字确认，报财务审核。财务审核确认后报总经理审批。总经理审批完毕，财务根据合同或约定付款。

5.5各采购职能部门需将当月的发生的采购进行汇总报至财务部，行政部需将办公用品及电脑耗材编制收、发、存月报表，并按领用部门进行汇总后报至财务部。所有票据当月计入申请部门的运营费用，不得跨月，如有特殊情况需作出相应说明。

5.6对于长期固定的采购项目应与供应厂商约定付款期限（月结30天、60天或90天），付款方式尽量采用转账或支票的方式支付结算（1000元以上）。

附：采购流程细节程序

1.供应商要提供尽可能详细的纸质版资料（有效经营许可证明执照、资信认证等相关报告等证件）。资料越详细越好。

2.建立合格供方名录并存档。对供应商提供的资料做一个详细的归类，考评资金是否值得肯定、信誉是否有保障、提供的产品质量是否符合长期合作标准等的内部分析。

3.对供应商进行现场查验，考评是否与他们提供的基础资料一致。如果有不一致的地方就不予考虑合作。

4.向供应商提出样品需求。看样品的尺寸、规格以及其他参数是否符合需求。

5.由申请部门负责验货，检验包括其价格、质量以及其他是否符合要求。

6.符合要求的供应商可以进入合格供方名录。对于再好的供应商来说，首先要进入合格供方名录，才能有资格成为供货合作对象。 7.与供应商进行初期的商业谈判，正常的谈判时间在三个月（谈判内容包括但不限于供货价格优惠幅度、及时率、产品质量、账期等）。 8双方签定合同。

9.先对供应商进行小批量的产品采购。

10.对供应商的小批量产品进行复查。所有的小批量产品必须进行严格的实验检查。

11.如果小批量产品通过审核，那么此供应商将为加入采购商的合格目录。