《档案与信息管理》复 习 参 考
名词解释
1、档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、
宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
2、狭义的档案工作：是指档案业务工作，就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服
务的工作。
3、立卷：是文书部门或业务部门把办理完毕，具有保存价值的文件，按照一定的原则和方法，组成案卷
的过程。
4、归档：是文书或业务部门把处理完毕、经过整理的档案，按照规定向机关档案室移交。
5、档案保管期限表：就是用表册的形式，列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指
导性文件。它是档案馆、档案室判定档案价值，确定档案保管期限的依据和标准。
6、立档单位：形成全宗的机关或个人，称为立档单位，又称“全宗构成者”。
7、全宗：是一个国家机构、社会组织、个人或一个生产建设、科研活动形成的，具有有机联系的文件整
体，是档案馆的基本分类和管理单位。
8、联合全宗：两个以上互有联系的机关形成的档案，由于混在一起难以区分立档单位而联合组成的全宗。 9、档案汇集：指所属全宗不明的、零散的、残缺不全的档案，按一定的特点组合起来的档案混合体。 10、档案证明：是档案馆(室)应利用者的申请，根据馆(室)藏档案中的记载而制发的书面证明材料。 11、大事记：是一种按照时间顺序记载一定范围内发生的重大事件和重要活动的参考资料。
12、全宗名册：是登记档案馆保存的全部全宗的名册，是档案馆统计全宗数量和固定全宗号顺序的工具。 13、国家档案全宗：是指归国家所有的、由国家统一管理的一切档案财富的总和，又称作国家全部档案。
它包括一个国家的各个历史时期、各个机关、社会组织和著名人物形成的各种内容和形式的档案材料。
14、档案学：是档案科学的简称，是揭示档案和档案工作的本质和发展规律，研究档案信息资源的管理
和利用的理论、原则和方法的科学。
15、档案管理学：是研究档案的管理和利用的理论、原则和方法的科学。
16、档案馆：是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面利用档案
史料的中心。
17、档案价值的鉴定工作：是指按照一定的原则、标准和方法，甄别和判定档案的价值，确定档案的保
管期限，剔除失去保存价值的档案加以销毁，使保存的档案达到精练的工作。具体地说，就是根据档案内容对日后工作的作用，预测性地判定其是否具有保存价值以及保存多长时间。
18、案卷：是由互有联系的若干文件组合成并放入卷夹、卷皮或档案袋内的，装订或不装订的档案保管单
位，是构成全宗的基本保管单位，也是对档案进行统计、检索、利用的基本单位之一。
19、案卷目录：就是登录案卷题名和其他特征并固定案卷排列次序的表册。
20、档号：是档案馆(室)在整理和管理档案的过程中用数字、字母表示档案的来源、类别、排列次序及其
相互关系的一组符号。它是存取档案的标记，并具有统计监督作用。
21、档案代卷卡：又称档案代理卡。它是档案管理人员编制和使用的一种专门指明案卷去向的卡片。 22、档案检索：就是把档案的内容和形式特征存贮在信息载体（检索工具）中，根据利用者的需要，及
时准确地把档案查找出来的过程，它是开展提供利用工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件。
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23、档案标引：在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程，称为档案
标引。
24、层累制：就是用字母和数字的值数表示类目的级位，一位字母和数字代表—级类，两位代表二级类，
依此类推。
25、案卷文件目录：亦称“卷内文件目录汇集”或“全引目录”。它将一全宗内的案卷目录和卷内文件目
录汇编成册，兼有案卷目录和卷内文件目录之功能。
26、分类目录：是根据体系分类法的原理，以分类号为排检项，依据档案分类表的体系组织起来的一种
检索工具。
27、主题目录：是根据主题法的原理，将档案的主题按字顺排列的一种目录。主题目录的主要特点是能
够集中地揭示有关同一事物的档案的内容，具有较好的特性检索功能。
28、开放档案：就是将一般可以公开的和保密期满的档案，解除“封闭”，向社会开放；允许档案用户在
履行简便的手续后，即可通过一定的方式，进行开发利用。
29、档案解密：就是根据国家有关规定，解除档案文件上原来的保密等级，使之成为可以向社会开放的
非密档案。
30、组织沿革：是系统记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制等方面变革情况的
参考资料。
简答
1、简述全宗内档案分类的基本要求。
①客观性，即应该从档案的实际出发，保持原有的历史联系；②逻辑性，按概念的从属、并列关系组织起来，形成一个脉络贯通、层次严密的逻辑体系；③整体性；④稳定性；⑤实用性。
2、档案工作的任务是什么？
①坚持集中统一管理档案的原则；②建立国家档案工作制度；③科学地管理档案；④逐步实现档案管理的现代化；⑤使档案工作更好地为党的总目标、总任务服务，为建设社会主义物质文明和精神文明服务。
3、档案收集工作包含哪些主要内容？
①档案室对本机关须归档文件的接受。②档案馆接受现行机关的档案。③接受撤销机关的档案。④征集历史档案。⑤档案馆之间互相交接档案。除此之外，档案馆还要收集和档案有密切关系的有参考价值的图书、资料、报刊。
4、简述档案收集工作内涵。
档案收集工作是接收、征集档案和有关文献的活动，就是按照党和国家的规定，通过例行的接受制度和专门的征集办法，将分散在各机关、组织、个人手中和散失在社会其他地方的档案，有组织有计划地分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆，实现档案的统一和分级管理。
5、简述档案的作用。
档案是机关工作必须查考的材料；档案可作为生产活动的依据和参考；档案可作为揭露和打击敌人的武器；档案是科学研究的必要条件；档案是对群众进行宣传教育的生动素材。
6、归档制度包含哪些内容？
①归档范围，是指哪些文件应该归档，哪些文件不必归档。归档范围是归档制度最重要的内容，正确划定归档范围是保证归档文件材料的完整和质量的关键。
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②归档时间，一般应该在第二年上半年由文书部门立卷后向档案室归档。 ③归档要求，主要是指归档案卷的质量要求。 ④归档手续。
7、档案价值鉴定的基本观点有哪些？
①全面的观点。认识档案的价值和作用，应当从国家和人民的整体利益出发，用全面的观点，充分地认识和估计档案的价值，而不能只从一个机关、一个部门的局部是否需要去考虑。
②历史的观点。考察档案有无保存价值和具有何种价值，必须运用历史唯物主义的观点和方法，结合当时的历史背景，把档案放在一定的历史条件下，去分析它的形式和内容，以及文件之间的相互关系，以此判断它的社会作用，防止片面的实用观点和非历史观点。
③发展的观点。社会是发展的，需要利用档案的因素也是变化的，档案的价值必将随之发生变化。鉴定档案价值时，要用发展的眼光预测档案长远的历史作用。
8、档案整理工作的主要内容有哪些？
区分全宗、全宗内的分类、立卷（组卷）、卷内文件的整理、案卷封面的编目、案卷装订、案卷的排列、案卷目录的编制。
9、档案编研工作包含哪些内容？
①档案史料和现行机关文件汇编；②编辑档案文摘汇编；③编写档案参考资料；④编史修志。
10、开放档案的意义有哪些？
①开放档案有利于社会进步，体现了公民的民主权利；②开放档案将推动档案馆事业的发展；③开放档案可以促进档案馆的各项业务建设。
11、档案提供利用的基本方式有哪些？
①阅览室阅览；②档案外借；③制发复制本；④档案证明；⑤档案展览；⑥档案目录信息服务。
12、立卷有哪些要求？
①立卷要便于保管、查找和利用；②立卷时必须考虑文件的不同价值；③立卷时还要适当考虑文件的数量，案卷一般不宜太厚或太薄，数量适当。
13、收集历史档案的途径有哪些？
①向保存历史档案的有关机关、企业、事业单位收集；②向收藏有历史档案的个人征集；③向兄弟档案馆征集；④加强在少数民族地区的档案征集与收集工作；⑤向古旧书店、废品收购部门征集；⑥向有关国家和地区征集历史档案。
14、构成立档单位的主要条件是什么？
①可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文；②是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；③设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。上述三个条件是统一的，是从不同侧面反映一个组织单位的独立性。这三个方面通常是有此即有彼．而且彼此互相制约。但是，其中最基本的是第一个条件，即可独立行使职权并主要以自己名义对外行文为主要条件。
15、档案利用工作的意义是什么？
①档案利用工作体现档案工作的根本目的；②)档案利用工作是衡量档案馆(室)工作的主要标志；③档案利用工作对整个档案工作有检验和推动作用；④档案利用工作是对档案工作最有效的宣传。总之，档案利用工作是档案工作中最富有活力的一个环节。经验证明，搞好利用工作才能使整个档案工作具有生机。
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论述
1、试论档案工作基本原则。
①集中统一地管理国家全部档案：国家全部档案由档案机构分别集中管理；全国档案工作由党和国家设立的各级档案事业管理机关统一地、分级、分专业负责地进行指导和监督；实行党政档案和党政档案工作统一管理。
②维护档案的完整与安全：一方面，从数量上要保证档案的齐全，使应该集中和实际保存的档案不能残缺不全；另一方面，从质量上要维护档案的有机联系和历史真迹，不能人为地割裂分散，或者零乱堆砌，更不能涂改勾划，使档案失真。维护档案的安全也有两方面的含义：一方面从物质上力求档案不遭受损害，尽量延长档案的寿命。另一方面要保证档案的政治安全，档案机密不被盗窃、不丢失、不泄密。
③便于社会各方面的利用。
2、试述档案发挥作用的特点。
①档案在一定时期内，先对形成者有用，然后对国家有用，既有现实作用，又有长远作用。 ②随着时间的推移，档案的机密性日益减弱，直至消失，最终可以开放，广泛提供利用。
③随着社会主义建设事业的发展，档案从更多地用于阶级斗争，逐渐地转移到更多地用于生产建设和科学研究上来。
④档案发挥作用受一定条件的限制。
3、试述推行文书部门立卷和归档制度的优越性。
①便于发挥文书处理部门熟悉业务和文书处理过程的优点，可以维护机关活动的历史面貌，提高案卷质量和工作效率。
②由文书部门暂时保存当年的文件，方便承办人员随时调阅，减少了归档和调卷的手续。
③由文书部门随时集中立卷，可以防止文件散失，有利于保证文件齐全和保护党和国家机密的安全。 ④有利于档案室腾出手来专门从事档案的整理、保管、利用等工作。⑤有利于沟通文书部门和档案部门的联系，共同研究文书处理和档案中有关问题，提高机关工作水平。
4、试述分析档案价值的一般方法。
①分析文件与立档单位的关系；②分析文件的内容；③分析文件的作者在社会上的地位和作用；④分析文件的时间；⑤分析文件的完整程度；⑥分析文件的有效性；⑦分析文件的名称；⑧分析档案的可靠程度；⑨分析文件的外形特点。
5、试述档案整理工作的原则。
档案整理工作应该
①按照档案形成的特点和规律。在进行档案整理时，必须要遵从档案形成的规律和特点，以真实反映机关工作活动的面貌，便于日后工作的查考和利用；必须根据不同历史时期档案的形成规律和特点，并按照一定的整理要求和方法来进行；应尽可能保持一个年度内形成档案的齐全和完整。
②保持文件之间的历史联系。文件之间的历史联系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等几个方面。 ③充分利用原有的整理基础。一是只要是经过整理而有规可循、有目可查的档案，就应力求保持其原有的整理体系；二是必须进行整理的档案，要注意研究原有的整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理的。
④便于保管和利用。整理档案时，特别是在保持文件之间的联系和便于保管利用发生矛盾的时候，不能机械地强调保持文件联系的原则，而要充分考虑档案保管和利用的方便。
6、某单位的档案室在管理本单位档案的过程中，形成了档案移交目录、档案移交书、档案分类方案、立档单位全宗和历史考证、档案鉴定分析报告、销毁清册、档案安全检查记录、机关工作大事记等文件材料。根据上述情况，请回答下列问题：①上述材料的性质是什么？有什么作用？②上述材料应该如何处置？
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①上述材料的性质是全宗卷，全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗的过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。全宗卷对于管理和利用该全宗档案有三方面的作用：它是管理全宗的工具；它有助于全宗的连续管理；它是综合利用全宗档案的辅助材料。
②要注意全宗卷文件材料的形成和积累，为建立全宗卷打好基础；全宗卷宜用盒、袋形式保管；全宗卷随全宗的转移而转移；全宗卷在档案馆内应专柜存放，按全宗号顺序排列。
7、试述档案工作的含义。
对档案工作有广义和狭义两种理解。
广义的档案工作是指档案事业工作，包括机关档案室工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案科研工作和档案宣传出版工作。
狭义的档案工作是指档案业务工作，就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。 可以从以下三个方面全面地理解档案工作的含义：第一、档案工作的涵义随着档案工作的发展而不断变化和完善；第二、档案与档案工作有着不可分割的关系；第三、档案工作与社会的经济、政治、科学、文化等各项工作有着密切的关系
8、试述档案编研工作的内容。
档案编研工作就是档案工作人员以馆(室)藏档案为基础所进行的编辑和研究工作，其内容主要包括以下4个方面：
①档案史料和现行机关文件汇编。这项工作常称为档案文献编纂，即按照一定的作者、专题、时间或文种等特征，把档案文件选编成册，在一定的范围使用或公开出版。
②编辑档案文摘汇编。档案文摘是对档案原文的缩写，它以简练的文字概要地揭示档案文件的主要内容，是—种档案二次文献。根据一定的专题或采用定期的方式将档案文摘汇集起来加以公布，又是档案编研的一项内容，与档案文献汇编相比，在编辑方法和报道功能上它具有较为灵活、简便、及时等持点。
③编写档案参考资料。档案参考资料是根据档案内容加工编写的一种书面材料，如大事记、组织沿革、专题概要、会议简介、统计数字汇集等。它是根据一定的题目，采用特定的体裁向利用者系统介绍档案内容的一种参考性资料。
④编史修志。以馆藏档案为基础，参加历史研究和编史修志。
单项选择
档案的本质属性是（ C ） A.信息性
B.有用性
C.原始记录性
D.可靠性
档案一词出现于（D ） A.周朝 B.汉朝 C.唐朝 D.清朝 维护档案的完整，从质量上要( B )
A.保证齐全 B.保持有机联系和历史真迹 C.力求不受损坏 D.尽量延长寿命 维护档案完整，从数量上要（ A ）
A.保证档案的齐全 B.保持有机联系 C.力求不受损坏 D.尽量延长寿命 国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构是（ A ）。 Ａ．档案室 Ｂ．档案馆 Ｃ．办公室 Ｄ．图书馆
统一地、分层负责地指导和监督全国的档案工作的机构是（ B ）
A.档案室 B.档案事业管理机关 C.档案馆 D.国家档案局 负责收集和保管建国前我党中央机关及派出机构的革命历史档案的是（ C）。
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Ａ．中国第一历史档案馆 Ｂ．中国第二历史档案馆 Ｃ．中央档案馆 Ｄ．中国人民解放军档案馆 负责收集和保管明代和清代的中央机关形成的档案的是（ C ）。
Ａ．中央档案馆 Ｂ．中国历史博物馆 Ｃ．中国第一历史档案馆 Ｄ．中国第二历史档案馆党 负责收集和保管北洋政府、国民政府、汪伪政府时期的中央机关形成的档案的是（ B ）。
Ａ．中国第一历史档案馆 Ｂ．中国第二历史档案馆 Ｃ．中国档案馆 Ｄ．中国历史博物馆 国家指导和管理档案工作的部门称为( B )
A.档案室 B.档案行政机构 C.档案馆 D.档案宣传出版机构 作为档案的文件是（ C ）。
Ａ．正在办理的文件 Ｂ．还没办理的文件 Ｃ．办理完毕的文件 Ｄ．所有文件 我国最早的档案馆出现于哪个朝代（ D ） A.清朝 B.明朝 C.汉朝 D.周朝 档案馆的基本属性是（ B ） A.政治性和机要性 A.档案的收集
B.科学文化事业性质 C.事务性
C.档案的保管
D.知识性
贯彻档案工作基本原则的首要措施是（ A ）
B.档案的管理
D.档案的提供利用
中央和省级档案馆接收本级各机关的具有如下保管期限的档案( C ) A.长期 B.短期 C.永久 D.介于长期与短期之间 组织全宗构成的基本条件是（ D ）。
Ａ．独立行使职权 Ｂ．有一定的人事任免权 Ｃ．没有会计单位 Ｄ．独立行使职权并以自己的名义对外行文 在年度分类法中，对制发日期与收到日期跨年度的文件，一般应归入（ C ）。
Ａ．制发日期所在年度 Ｂ．制发日期的前一年 Ｃ．收到日期所在的年度 Ｄ．退后一年 对内容所涉及的时间与其制发时期跨年度的文件，应归入（ D ）。
Ａ．收到时所在的年度 Ｂ．文件制发日期所在的年度 Ｃ．内容完成的年度 Ｄ．内容所涉及的年度 所属全宗不明的、零散的、残缺不全的档案，按一定的特点组合起来的档案混合体，称作（ C ） A.联合全宗
B.全宗汇集
C.档案汇集
D.全宗的补充形式
档案装具在库房中的排放应该( D )
A.紧贴窗户 B.紧贴墙壁 C.与窗平行 D.与窗垂直 整个档案工作的内容可以划分为（ D ） A.管理工作与开发工作 C.基础工作与开发工作
B.技术工作与利用工作 ` D.基础工作与利用工作
D．问题——年度
撤销机关的档案一般宜用（ B ）分类法。
A．年度——组织机构 B．组织机构——年度 C．年度——问题 “组织机构——年度”分类法，多用于（ A ） A.撤销机关 B.现行机关
C.机构变动频繁的机关
D.机构稳定的现行机关
通用档案保管期限表的制定者是（ A ）。
Ａ．国家档案行政机关 Ｂ．国家文化行政机关 Ｃ．上一级的档案馆 Ｄ．档案室 《江苏省乡镇机关文书档案保管期限表》属于（ C ）档案保管期限表。 A．通用
B．专门 C．同系统机关
D．同类型机关
文件转化为档案一般要具备三个条件，具体包括：办理完毕的文件、对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件、（ D ）。
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A.撰写完整的文件 C.历史记录的文件 A.时效性
B.保存齐全的文件
D.按照一定的规律保存起来的文件
D.创造性
档案工作就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性、服务性、（ B ）的工作。
B.政治性 C.积累性
维护档案的完整就是（ D ）。
Ａ．从数量上保证档案齐全 Ｂ．从质量上维护档案有机联系 Ｃ．要保证档案不能破损 Ｄ．从数量和质量两方面要求完整 鉴定档案价值的基本方法是（ A ）。
Ａ．直接鉴定法 Ｂ．会审法 Ｃ．初审法 Ｄ．复审法 个人全宗又称（ B ）。
Ａ．人事全宗 Ｂ．人物全宗 Ｃ．名人全宗 Ｄ．组织全宗 全宗内档案的分类工作一般由( B )承担。 A. 档案馆
B.档案室 C.文书部门
D.秘书
一个机关撤消后，其业务分别划归几个机关时，它的档案（ B ）。
Ａ．应该分开管理 Ｂ．不能分开管理 Ｃ．应该就地销毁 Ｄ．应该立即封存 文书立卷工作承担者是（B ）。
Ａ．使用者 Ｂ．文书部门 Ｃ．档案室 Ｄ．档案馆 全宗的划分和排列多由什么部门承担？（ A ） A. 档案馆 A.15
B.档案室 C.文书部门 C.40
D.50
D.秘书
《中华人民共和国档案法》规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满（ B ）年向社会开放。”
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全宗卷实质上是档案管理活动中所形成的“档案”，( A )。 A.是档案管理活动中的原始记录 B.是案卷不在的代替物
C.也是档案代理卡 D.是档案实体在其秩序系统中的固定位置 各级综合性档案馆是党和国家的（ B ） A.行政管理机构 A.归档
B.科学文化事业机构 C.科研设计机构 B.编目
C.分类
D.机关内部机构
按照国家规定把档案交给机关档案部门集中保存的过程叫（ A ）。
D.整理
档案利用的基本方式是（ D ）。
Ａ．借出 Ｂ．复制 Ｃ．照相 Ｄ．阅览室阅览
二〇一二年四月二十九日星期日
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