费用报销制度

XXXX有限公司 费用报销制度

第一章 总则

第一条 为了规范吉林高琦聚酰亚胺材料有限公司费用支出活动，加强公司费用的监督和管理，保障本公司各项业务顺利开展，推动本公司管理制度化建设，根据国家有关法律法规，结合本公司实际情况，特制定本制度。

第二条 本制度适用于吉林高琦聚酰亚胺材料有限公司。

第二章 管理权限

第三条 本公司制定的费用报销制度，报上级公司批准后执行。

第三章 一般规定

第四条 费用报销人在费用发生前必须得到相应的授权，报销必须为真实发生的费用且有合规的报销凭证，否则财务审核人员不予审核。

费用报销人应如实向各审批人陈述费用发生的原由，并确保所附的原始单据与费用发生事项一致。

第五条 费用发生后开具的各类报销发票（除通讯发票、机票、车船票）必须填写公司全称，否则会计审核人员不予审核。

住宿费发票名称必须填开公司全称，并提供住宿单位开具的消费明细，否则会计审核人员不予审核。

会议费报销发票名称必须填开公司全称，摘要为会议费或会务费，并提供会议组织单位和住宿单位开具的消费明细，否则会计审核人员不予审核。会议通知是费用报销的基本凭证，会议通知上必须注明会议时间、地点、人数、内容、金额、食宿标准。

办公用品、百货用品、车间维修用品及劳保用品报销发票必须附有明细清单，明细单要有销售单位印章，否则会计审核人员不予审核。

交通费报销发票为汽油票的，要求名称必须填开公司全称，否则会计审核人员不予审核。

车辆费报销必须附明细清单，标明出车时间、事由以及随行人员（此项包括未统一用油卡支付的加油费、过路费、停车费）。

第六条 报销的票据除相关行政部门开具的发票（财政监制章）外,其他发票

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必须带有税检章，不允许用付款收据等非正规单据报销。

第七条 同一性质的费用粘贴在一张粘贴单上，粘贴要有层次，不要粘贴过厚票据；粘贴明细内的张数、金额填写准确、齐全；发票粘贴整齐美观。

费用报销应按规定填列费用报销单，按规定填写事由、费用项目、金额、附件张数、合计大小写金额等。

第八条 部门负责人负责审核报销人费用发生是否经过适当授权，费用发生额是否超过授权金额。

第九条 会计审核人员负责审核报销人报销发票是否合法、授权是否符合公司制度、发票内容与授权是否一致以及发票金额是否合理等。

第十条 财务负责人审核该费用是否超过预算、资金安排是否可行。 第十一条 公司领导审批人负责审定与该费用相关的业务是否经过授权、并真实发生。

第十二条 出纳人员负责核对报销的金额是否与所附票据的金额一致，必须的审批手续是否齐全，确认无误后办，盖“现金付讫”章并签名。

第四章 罚则

第十三条 一般费用在费用发生后一周内办理报销手续，最多不得超过二周。当年费用应在本年度内报销。

第十四条 报销人必须是发生费用的本人，不得代他人报销费用。如发现代他人报销，则实际报销人和代为报销人各承担该费用50％，公司不再报销其费用。

第十五条 财务部门建立个人费用备查帐，严格审核，并定期抽检。如果发现虚列费用报销行为，经报公司主管领导或上级公司批准，给予当事人应报额至少五倍罚款处理，并视情节轻重，给予相应的行政处分，直至解除劳动合同。

第五章 费用申请及报销流程

第十六条 费用申请流程

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经办人填制费用申请单 否 否 部门负责人审核 是 财务部门 会计审核 是 主管领导审核 超过权限 公司领导 审批 否 否

第十七条 费用报销流程：

经办人填制费用报销单 否 否 部门负责人审核 是 财务部门 会计审核 是 财务负责人审核 是 公司领导 审批 是 出纳 付款 否 否 注：部门负责人审核中包括部门主管和主管副总

第六章 附则

第十八条 本制度由本公司财务部负责解释。

第十九条 本制度由财务部制定，经上级公司批准之日起执行。

第二十条 本制度报销标准和规定如与本制度实施前颁布的相关制度中的报销标准和规定不同的，一律参照本制度的各项报销标准和规定执行。

附件：1．外地差旅费报销规定

2．市内差旅费报销规定 3．手机话费报销规定 4．业务招待费报销规定

5．固定电话费及公务车辆使用费报销规定 6．交通费用报销规定

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附件一 外地差旅费报销规定

外地差旅费报销规定

一、出差申请

出差前必须填制“出差审批表”（具体见附件）并经批准，否则出差期间不作为正常出勤，并不予报销费用。“出差审批表”在报销时与其他报销票据一起作为必要的附件存档保存。

申请人填制“出差审批表”

说明：

部门审批 归口审批人 1．本公司部长及以下级别人员出差需要审批，归口审批人为该部门的上一级审批人；

2．本公司董事长、总经理、副总经理因工作需要出差可不填“出差审批表”，但需提供出差期间行程单；

3．出差天数由主管副总决定，需延长出差时间的须经主管副总批准。 二、机票、车票 1．报销标准：

交通工具名称 长途 汽车 项目 硬座（6小时以内） 卧铺（6小时以上） 硬座（6小时以内） 硬卧（6小时以上） 火车 一等（D字头） 二等（D字头） 软 卧 二等以下 轮船 二等及以上 头等舱 飞机 公务舱 经济舱 董事长 √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ 总经理 √ √ √ √ √ √ - √ - - - √ 副总经理 √ √ √ √ √ √ - √ - - - √ 部长 √ √ √ √ √ √ - √ - - - √ 副部长 其他职员 √ √ √ √ - √ - √ - - - - √ √ √ √ - √ - √ - - - - 在规定的范围内按实报销，由接待单位安排的不得报销相应费用。

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2．具体规定：

部门负责人以下人员出差，乘坐长途汽车在6小时以内的行程必须乘坐长途汽车或火车硬座；超过6小时的可以乘坐长途汽车卧铺。乘坐火车在6小时以内的必须乘坐硬座或D字头2等硬座；超过6小时的可以乘坐硬卧或D字头2等硬卧；轮船只能乘座二等（不含二等）以下。乘坐飞机经济舱的必须经过公司主管领导事先批准。

部门负责人出差，火车在6小时以内的必须乘坐长途汽车（硬座或卧铺）、火车（硬座或D字头1、2等硬座）；火车在6小时以上的可以乘坐（硬卧或D字头1、2等硬卧或飞机经济舱）。乘坐火车软卧、轮船二等及以上、飞机经济舱的必须经过公司主管领导事先批准。

总经理、副总出差，除火车软卧、轮船二等及以上或飞机头等舱、公务舱需要向上一级主管领导事先申请批准外，其他交通工具可根据工作需要自行决定。

董事长出差，交通工具可根据工作需要自行决定。 三、住宿费、交通费、伙食费 1．报销标准：

具体标准见下表：(单位：元/天)

地区 特类地区（北京、上海、广州、深圳） 项目 住宿 交通 伙食 董事长 600 实报实销 500 实报实销 450 实报实销 总经理 500 100 100 400 100 80 350 80 60 副总经理 450 80 100 350 80 80 300 60 60 部长 350 50 80 300 50 60 250 30 60 200 30 60 250 40 60 180 副部长 300 50 80 200 其他职员 280 一类地区（江、浙、住宿 福建、省会、直辖交通 市、省辖市） 伙食 一般地区（除以上外其他地区） 住宿 交通 伙食 在规定的额度内按实报销，由接待单位安排的不得报销相应费用。 2．特别说明：

（1）住宿费：报销须凭有效发票及住宿费用清单。

（2）交通费：指在出差当地的市内交通费及出差当日离开工作所在地和出差回来当日回到工作所在地的交通费；享受出差交通费的人员，凭有效交通费用发票报销，标准之内据实报销，超过标准的按标准报销。

（3）伙食费：享受出差伙食费补贴的人员，要严格控制招待费，确需招待客

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人的，按附件四《业务招待费报销规定》执行，凭有效发票报销，发生业务招待费的，须相应扣除发生之日伙食补贴（按60%标准扣除）。

（4）不同等级同行，分别按不同标准执行；如果参照级别高的人执行，需要主管领导事先批准。

（5）副总经理（含）以上人员原则上由所在单位(包括外地单位)安排车辆接送，确实无法安排接送车辆的，可以乘坐出租车。其他人员往返机场只能乘坐机场班车或高铁。

四、其他事项

1. 出差时间在一个月以内的，执行上述费用报销办法；超过一个月的，由公司与出差本人就出差期间的工资待遇、费用和探亲假另议，不属本制度范围。

2. 外出参加会议、培训、学习和工作，如果由对方安排住宿、伙食的，不得报销相关费用。

3. 出差期间使用酒店电话、传真、打字等办公支出的，单独开具发票，并提供支出清单，可以按实报销。

附件：1．部长出差审批表 2．部门副部长出差审批表 3．出差审批表（其他人员）

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附件一.1

部长出差审批表(报销人必备凭证)

出差申请人姓名 随行人员姓名 出差地点 出差事由 预计路程时间 职务 职务 出差日期 所属部门 所属部门 返回日期 交通工具选择 交通工具名称 长途汽车 标准 6小时以内 6小时以上 6小时以内 轮船 飞机 超标准项目 6小时以上 不需时间标准 不需时间标准 需批准 可选择交通 工具 硬座 卧铺 硬座(含D字头火车 一、二等座) 卧铺(含D字头一、二等座) 轮船二等以下 经济舱 申请交通工具名称 批准人签名 经济舱以上/软卧 住宿/交通费/伙食费标准选择 城市名称 北京/上海/深圳/广州 江苏/浙江/福建/省会/直辖市/省辖市 其他地区 超标准项目 具体出差城市 住宿费标准 交通费标准 伙食费标准 批准人签名 招待费标准选择 预计招待次数 超标准项目 部门负责人审核 财务总监审核 分管领导审批 备注 招待对象 预计人数 费用标准 申请标准 批准人签名 审核日期 审核日期 审批日期 1．“申请交通工具名称”栏要填写具体名称及等级； 2．“超标准项目申请”栏必须列明具体标准。

申请日期: 年 月 日

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附件一.2

副部长人员出差审批表(报销人必备凭证)

出差申请人姓名 随行人员姓名 出差地点 出差事由 预计路程时间 职务 职务 出差日期 所属部门 所属部门 返回日期 交通工具选择 交通工具名称 长途汽车 标准 6小时以内 6小时以上 6小时以内 6小时以上 不需时间标准 可选择交通 工具 硬座 卧铺 硬座(含D字头二等座) 卧铺(含D字头二等座) 轮船二等以下 飞机/D字头一超标准项目 需批准 等座/软卧/轮船二等及以上 申请交通工具名称 批准人签名 火车 轮船 住宿/交通费/伙食费标准选择 城市名称 北京/上海/深圳/广州 江苏/浙江/福建/省会/直辖市/省辖市 其他地区 超标准项目 具体出差城市 住宿费标准 交通费标准 伙食费标准 批准人签名 招待费标准选择 预计招待次数 超标准项目 部门负责人审核 财务总监审核 分管领导审批 备注 招待对象 预计人数 费用标准 申请标准 批准人签名 审核日期 审核日期 审批日期 1．“申请交通工具名称”栏要填写具体名称及等级； 2．“超标准项目申请”栏必须列明具体标准。 申请日期: 年 月 日

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附件一.3

出差审批表(报销人必备凭证)

出差申请人姓名 随行人员姓名 出差地点 出差事由 预计路程时间 职务 职务 出差日期 所属部门 所属部门 返回日期 交通工具选择 交通工具名称 长途汽车 标准 6小时以内 6小时以上 6小时以内 火车 6小时以上 轮船 不需时间标准 可选择交通工具 硬座 卧铺 硬座(含D字头二等座) 卧铺(含D字头二等座) 轮船二等以下 飞机/D字头一超标准项目 需批准 等座/软卧/轮船二等及以上 申请交通工具名称 批准人签名 住宿/交通费/伙食费标准选择 城市名称 北京/上海/深圳/广州 江苏/浙江/福建/省会/直辖市/省辖市 其他地区 超标准项目 具体出差城市 住宿费标准 交通费标准 伙食费标准 批准人签名 招待费标准选择 预计招待次数 超标准项目 部门负责人审核 财务总监审核 分管领导审批 备注 招待对象 预计人数 费用标准 申请标准 批准人签名 审核日期 审核日期 审批日期 1．“申请交通工具名称”栏要填写具体名称及等级； 2．“超标准项目申请”栏必须列明具体标准。 申请日期: 年 月 日

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附件二 市内差旅费报销规定

市内差旅费报销规定

第一条 一般情况下公出办理有关事务，非重要事务或安全需要，公司不予派车的，应统筹安排时间和外出路线，尽量搭乘公共交通工具。

第二条 如遇紧急事情，行政部门又无法安排公务车时，由经办人员提出申请，填制“出租车使用申请单”（具体见附件）并经批准，否则不予报销。

第三条 “出租车使用申请单”在报销时与其他报销票据一起作为必要的附件存档保存（不附在凭证后边，要单独进行保存）。

第四条 市内差旅费凭有效车票报销。

附件

出租车使用申请单

用车部门： 申请日期： 年 月 日 申请人 用车事由 时间 起点 终点 人数 预计金额 备注 行政部门负责人 审核 分管副总审批 报销凭证号（出纳手工填制） 年 月 日 号记账凭证 - 10 -

附件三 手机话费报销规定

手机话费报销规定

第一条 员工自行购置手机，公司根据不同岗位工作性质制定不同的手机话费报销标准。

第二条 报销标准

手机话费报销标准

项目 金额(元/200 月) 200 150 100 制定） 总经理 副总 部长 副部长 其他职员 30-100根据岗位 第三条 报销凭证：话费报销必须凭有效的手机话费发票（可以显示当月发生费用的分项明细）在话费额度标准内实报实销，公司也可以采取其他合理的方式予以补助。

第四条 报销办法：本报销标准为手机话费的最高报销限额，而非通讯费。

标准之内据实报销，超过标准的按标准报销。

第五条 其他职员说明：安全工程师、司机、采购人员100元，车间主任100

元，工程师、车间副主任50元，主管会计、出纳50元，班长30元，以上均为每月费用；

第六条 出差期间，总经理、副总经理电话费补贴50元/天，其余人员电话

费补贴30元/天； 第七条 其他规定

公司报销通讯费用的通讯工具务必保持通讯畅通，正常情况下，包括节假日，及以上全天24小时必须开机；因通讯不畅而影响公司正常工作者，由总经理办公会视情况给予相应处罚。

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附件四 业务招待费报销规定

业务招待费报销规定

公司业务招待费的管理坚持公司管理和民主监督相结合，树立艰苦奋斗、勤俭节约的良好风气，保持领导干部清正廉洁的良好形象，把有限的资金用在公司生产与经营上，根据公司各项工作对外交往的实际需要，结合近年来对外招待费用使用的现状，特做如下规定：

第一条 业务招待费是指公司在经营管理等活动中用于接待应酬而支付的各种费用，主要包括业务洽谈、产品推销、对外联络、公关交往、会议接待、来宾接待等所发生的费用，例如招待餐费、招待用烟酒茶、招待用礼品费等。

第二条 业务招待费管理单位

根据业务需要，确实需要发生业务招待费的，由负责招待的部门和人员提出申请，填制“业务招待费申请单” （具体见附件），并经批准，否则不予报销。“业务招待费申请单”在报销时与其他报销票据一起作为必要的附件存档保存（不附在凭证后边，要单独进行保存）。

申请人 填制“业务招待费申部门审批 副总审批 请单” 总经理审批 因特殊原因无法事先书面申请批准的，经口头请示公司主管领导同意后，可先进行业务招待，事后须及时补办相关手续。未经审批产生的业务招待费一律不予报销，各部门应严格控制费用开支。

第三条 接待用餐的原则

1. 有利于公务、有利于公司各项工作的顺利开展。 2. 公司实行总额控制，严格审批制度。

3. 按照不同情况，严格用餐标准，不得擅自提高标准，超出部分自行解决。 4. 本着礼貌节约的原则严格限定陪餐人员数量。

5. 就近招待、就简接待，开支标准应根据工作需要采取就低原则，不得铺张浪费，严格控制到市内高档酒店接待用餐。

第四条 接待用餐标准

1．部门副部长及以下人员原则上不准单独对外接待客人。

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2．部长招待客人费用标准为人民币100元/人，标准内部门上级主管领导签批，预计超过标准的需要公司总经理事先批准。

3．总经理、副总接待客人的费用报销标准为150元/人，标准内实报实销，预计超过标准的需要董事长事先批准。 附件

业务招待费申请单

申 请 人 招待对象 部 门 预计人数 招待时间 报销标准 申请事由 申请金额(大写) 超标准项目 申请标准（大写） 部门负责人意见 总经理（董事长）意见 报销凭证号（出纳手工填制） 年 月 日 号记账凭证 申请日期: 年 月 日

主管副总意见 - 13 -

附件五 固定电话费及公务车辆使用费报销规定

固定电话费及公务车辆使用费报销规定

一、固定电话费报销规定

为加强和完善公司集中办公电话的管理,保证公司正常工作通讯需要,增强全体职工的节约意识,更好地做好开源节流工作,对公司固定电话费报销规定如下：

（一）公司固定电话由行政管理部门统一配置，部分部门可根据工作需要配置传真机。

（二）公司固定电话费统一由公司行政管理部门管理，核定电话台数。各单位要本着节约的原则，做好电话管理工作，提倡说短话，使用传真、电子邮件等方式联系业务，尽量减少支出，堵塞管理漏洞。

（三）行政管理部门派专人定期到电信部门调取各部门电话费清单，如发现部门有非正常办公电话费用，应及时予以警示，并按月公示各部门电话费。

（四）行政管理部门由专人负责公司固定电话费的报销，下月初到电信部门取得公司本月固定电话费发票，按费用报销流程经相关部门和人员签字后到财务部门报销。

（五）公司固定电话费的支付采用转账支票结算，不允许以现金形式结算。 二、公务车辆使用费报销规定

考虑到公司离市内较远，为了更好的节约资源，满足各部门工作的需要，提高车辆的利用效率，特制定本规定：

（一）由公司行政管理部门集中管理公司公务车辆相关费用的支付，按公司内部审批签字程序办理报销。公务车辆使用费包括汽油费、维修费、路桥费、泊车费、税费、保险费等。

（二）汽油费报销根据派车记录、用车里程和油耗，由行政管理部门负责人审核签字，按公司审批程序办理报销。

（三）车辆维修前由驾驶员与行政部门指派专人共同到维修单位进行诊断和询价，提出书面报告，说明具体原因和预计费用，经行政管理部门负责人审批后方可进行维修；维修完毕后经行政管理部门负责人验收签字，按公司审批程序办理报销。

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（四）路桥费、泊车费、洗车费由驾驶员每月汇总，根据派车记录，经行政管理部门负责人审核签字，按公司审批程序办理报销。

（五）车辆税金支出由公司行政管理部门提供缴纳清单，经行政管理部门领导审批后，由财务部门统一缴纳。

（六）车辆维修等业务的佣金或回扣一律上交财务部门。

（七）车辆保险事务由行政管理部门统一负责办理，并提供保险清单和保费发票，按公司审批程序办理报销。

（八）公司公用车辆使用费结算时采用转账支票结算，不允许以现金形式结算。

（九）严禁公车私用，行政部门要做好行车记录，对于未经批准非公使用而发生的各项车辆费用，财务部门不予报销。

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附件六 交通费用报销规定

交通费用报销规定

第一条 为了满足公司员工加班、通勤、市内办事的需要，制定本规定。 第二条 适用范围

（一）工作期间未能乘坐公司班车的公司员工可按本规定报销相应费用。 （二）工作期间由于办事的需要，而使用自有车辆发生的费用可据实报销。 （三）经批准在市内可乘坐出租车的费用可在标准内报销。

第三条 交通费用凭本人实际发生的出租车票、公交车票、汽油费、过路费、过桥费、泊车费等正规发票报销，其他发票不准报销。

第四条 交通费用报销标准 1．通勤费用报销标准：

在没有通勤车的情况下因工作需要倒班加班值班的员工享受通勤补贴：九站农校、双吉、三栋楼、化纤厂、糖厂等5公里范围内的交通费单程2元/次；除上述外的市内交通费单程6元/次，每月5日前持票据到财务部报销。

2、由于工作的需要使用自用车发生的交通费用，经批准可据实报销。 3、市内出差乘坐出租车辆的，按《市内差旅费报销规定》执行，在批准范围内据实报销。

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