刍议电力工程档案管理

刍议电力工程档案管理

【摘 要】随着国家电力体制改革的深化和企业市场化的不断推进，电力建设投资额度越来越大，记录电力建设工程的档案日趋复杂，专业性也更强；下文针对产生这些问题的原因的基础上，提出提高人员认识、完善管理制度、全面开展培训以及实施全过程档案管理等改进措施。

【关键词】电力工程；档案管理；改进措施

概述

众所周知，电力工程档案是工程建设过程、工程实体状况、工程建设质量的最真实、最全面、最原始的记录，日益成为一项维护企业经济效益、合法权益（工程变更、索赔动态依据）及反映企业历史真实面貌重要的基础工作，也是工程项目投产后运行、检修、改建、扩建及技术改造等工作的重要依据。在工程建设过程中，及时收集技术档案信息，准确鉴别工程文件材料，规范整理技术档案，确保档案的完整性和系统性，不仅是为当前在建工程中各项工作做好服务，也是为工程项目投产后开展各项工作做好服务。

1 电力工程档案管理存在问题

当前，电力档案在管理工作中存在着自动化水平不高、收集整理不规范、管理和深度、幅度不够等问题。

1.1电力企业的档案管理得不到高层应有的重视

许多领导对电力档案的管理认识不够，认为这只是文本范畴，和市场占有率、供电可靠率、电压质量等比起来简直是微不足道。由于领导的不重视，导致电力企业在档案管理方面投入甚少，出现档案室设施不全，储存条件和储存手段落后的情况，无法为企业提供高质量、高效能的服务。

1.2电力企业档案管理缺乏专业部门和专业人员

有些电力企业档案管理人事档案管理信息，仅是一个简单的收集和分类、存储，使企业档案归档不一样，很多该保存的资料没有得到保存，而大量没有价值的资料倒是被长期保存了起来，不仅不能推动企业经济的发展，还会在一定程度上增加企业的经营成本。

1.3电力企业的档案管理的信息化建设滞后

信息化是档案管理工作的最终发展方向，也是提高档案管理工作的有效途径。但是从目前的情况来看，很多电力企业没有把档案信息化纳入企业信息化的整体规划当中，管理档案的计算机配置相对落后，软件、硬件设备都亟待更新，

高素质的档案信息化管理人才不足，档案管理工作的信息化程度还是相对滞后的。

2 改进电力工程档案管理的主要措施

2.1规范电力企业档案管理机制

加强制度建设，建立科学的企业档案管理体系，完善档案管理的规章制度，明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与部门工作同步考核、同步发展。

2.2加强档案工作的组织领导

加强档案工作机构，配备档案专职人员，各业务部门和各专项工作配备兼职档案人员，形成系统的档案工作格局。在实际工作的开展中，争取企业领导的重视，支持档案管理工作。

2.3培养和选配高素质档案工作人员。

提高档案管理人员的业务素质，充实熟悉计算机技术，掌握业务工作流程的复合型人才从事档案工作，建立一支有理想、有道德、有知识、有素质的档案干部队伍，以适应新形势下档案工作的需要。

2.4加强档案管理数字化、信息化

通过计算机技术及档案管理软件在档案管理中的运用，系统地完成文件的登记、检索、打印、统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，提高工作效率，加速公文信息运转，实现办公及文件归档、检索自动化，业务档案信息实现实时查询、利用。

2.5开展档案人员全面业务培训

要对档案人员进行定期的教育培训，不断地激发和调动档案工作人员的积极性和自觉性，提高其工作能力。还可以通过招聘那些懂法律、会外语、精计算机的复合型人才，改变目前档案管理部门所显现的知识结构不合理，年龄结构老化的状况。

2.6实施工程项目全过程档案管理

2.6.1 从工程源头介入档案管理

坚持从档案材料形成的“源头”抓住，做提前控制。工程项目成立后，建设单位的工程档案管理部门管理档案披露，披露内容的项目和竣工验收资料的收集、整理、归档范围及要求。

工程项目开工后，建设单位项目管理和档案管理部门对设计、施工、监理等参建单位进行档案交底，档案交底的内容主要是建设过程中文件材料的形成、积累、整理、归档的要求。

各参建单位要以“建一流工程、创一流档案”为目标，认真分解档案工作目标任务。要根据规程规范要求，做好技术文件材料的形成、积累，并注重形成质量，技术文件材料的形成与工程建设同时计划、同时布置、同时检查、同时考核，保证其真实可靠。

2.6.2 认真做好工程中期档案控制

工程开工后，档案管理部门要加强现场的检查和指导力度，全程参与，确保工程档案各个管理环节始终受控在控。档案管理部门要检查项目管理部门和各参建单位的工程技术文件的收集、整理情况，对不符合归档要求的文件提出意见，督促整改完成，形成闭环。

项目开工后，档案管理部门应加强现场的检查和监督，充分参与，以保证项目文件每个管理环节始终控制在控制。档案管理部门检查的项目管理的部门和单位参与的建设工程技术档案的收集、整理，对不符合归档要求的文件提出意见，督促整改完成，形成闭环。

在业务指导上，档案专职人员应勤跑工地，跟踪了解项目信息，随时检查指导。在具体工作中，要主动参与各项重要建设活动和工程的竣工验收，把工作做到现场，超前控制，把问题解决在档案提交之前。遇到档案资料收集确有难度的，要积极向本单位主管领导汇报，并及时与施工建设等相关单位沟通，争取对方理解、支持和配合。

2.6.3 严格实施工程后期档案检查

项目管理部门和各参建单位在阶段性工作完成后，要按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（ GB/T11822 - 2000） 的要求对本单位（ 部门） 涉及到的项目文件进行整理、立卷，编写移交目录清单。档案管理部门应加强督查，归档文件应完整、准确、系统，应真实记录和反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。检查验收发现不符合规范要求的，坚决退回整改。

在档案接收方面，要充分利用行政程序把关，建立工程档案初验认可制和档案验收合格报送移交制，保证工程档案的规范化、标准化，保证不出现擅自修改、伪造或事后补做的现象。参与工程建设的施工、安装、监理、调试等单位应在竣工验收后一个月内，向项目管理部门移交。设计单位在可研、初步设计、施工图设计、竣工图编制等阶段性工作完成后即归档，竣工图归档时间不得超过竣工验收后二个半月。竣工验收后两个半月内项目管理部门将项目的全部档案向本单位档案部门整体移交归档，在移交纸质档案的同时，还应移交相应的电子文件、工

程重要活动的音像材料。

电力工程档案归档范围包括，建设项目前期文件、施工文件、监理文件及竣工验收文件。招投标文件由公司委托的招标代理单位归档，招标公司出具中标通知书给建设单位归档。项目管理和档案管理部门对各参建单位提交的竣工资料进行验收，保证归档文件的完整、准确。确认符合归档条件后，办理交接手续。

3 结束语

电力工程档案管理是一项长期性与复杂性共存的工作，需要以工程建设单位为主导、电力系统各相关单位通力配合才能达到满意效果。相信在今后不断实践的基础上，针对电力工程档案管理中不断出现的新问题，不断改进管理的方式方法，合理安排人力、物力，深入开展工程项目管理的全过程控制，一定会使电力工程档案管理水平迈上一个新台阶。

参考文献：

[1]赵昕.论电力企业档案管理中存在的问题及解决措施[J].陕西档案.2012

[2]孙志梅.电力档案管理工作中存在的问题及对策[J].中国电力教.2010