商务接待管理制度

商务接待管理制度

一、总那么

为树立良好的企业形象，保障公司商务接待工作顺利、有序进展，特制订本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司各种商务接待工作。

三、接待分类

1、业务接待：指营销运营中心相关推进业务开展方面的接待。

2、贵宾接待：指公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及参观团或地方政府部门的接待。

四、接待原那么

(一) 坚持热情、周到、诚恳、节约的原那么，严禁铺张浪费。

(二) 坚持平安第一原那么，包括客人食宿平安、财产平安、交通平安等。

(三) 坚持请示汇报制度，凡遇到超出职权范围、难以解决的问题，应主动请示。

〔四〕坚持标准化、标准化、制度化原那么。 〔五〕按接待等级、各负其责、相互配合的原那么；商务接待工作涉及面广，必须坚持重点、兼顾一般、上下一致、

齐心协力，共同做好接待工作。 五、接待标准

按接待级别划分，商务接待大致分为一级接待、二级接待、三级接待。 〔一〕一级接待

工程名称 适合人员 宾等； 交通标准 住宿标准 餐饮标准 按上级要求预定； 公司总统套房或五星级以上酒店； 配套接待用餐； 说 明 政府部门领导、企事业高级领导、公司特邀人员、特邀领导、外接待陪同人员 分管总监、负责人、院长、院长助理、董事长； 接待车辆 高级商务车〔奥迪A6、帕萨特等〕 1、制定来宾接待方案，必要时安排公司客房内布置迎宾卡、鲜花、水果等； 2、公司显著位置布置迎宾条幅等； 3、公司会议室布置公司简介等宣传资料、文件袋〔笔记本、笔〕、其它接待 饮品〔瓶装饮用水、茶、咖啡〕、餐桌配置鲜花、水果等； 4、安排公司领导与来宾合影并制作相框；必要时安排会谈记录、录音、摄影、摄像； 5、安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐； 6、必要时于来宾临行时赠送纪念品。 备 注

〔二〕二级接待

工程名称 适合人员 交通标准 住宿标准 餐饮标准 说 明 业务往来企事业单位中高层领导、负责人等； 按上级要求预定； 公司标准套间或豪华套间或按上级要求预订酒店； 配套接待用餐； 接待陪同人员 接口业务人员、部门主管、分管总监； 接待车辆 中级商务车〔帕萨特、迈腾等〕 1、必要时制作来宾接待方案； 2、公司会议室布置公司简介等宣传资料、文件袋〔信笺纸、笔〕、其它接待 饮品〔饮用水、茶、咖啡〕等； 3、视情况经院长批准后安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐； 4、必要时于来宾临行时赠送纪念品。 备 注 〔三〕三级接待

工程名称 适合人群 交通标准 住宿标准 餐饮标准 说 明 企事业单位对应职能部门负责人等； 按上级要求预定； 公司标间或按上级要求预订酒店； 配套接待用餐； 接待陪同人员 接口业务人员、部门主管； 接待车辆 其它接待 2、必要时于来宾临行时赠送纪念品。 备 注 普通商务车〔桑塔纳、捷达、斯柯达等〕； 1、视情况安排相应饮品〔饮用水、茶、咖啡〕、营养餐；

六、接待住宿管理

接待住宿分为公司内客房住宿及外部订房住宿两种。 〔一〕公司内客房住宿

1、根据接待级别安排相应客房：

一级接待—总统套房；二级接待—豪华套房及标准套房;三级接待—标间；具体可根据实际情况，在请示上级领导批准后适当调整。

2、住宿由商务接待专员依据审批后的?商务接待申请表?安排。

〔二〕外部订房住宿

1、公司现有客房客满无法入住时，可安排外部订房住宿，由商务接待专员根据?商务接待申请表?级别预定相应星级酒店，并报上级领导审核批示。

2、住宿由商务接待专员依据审批后的?商务接待申请表?安排。

七、接待用车管理

接待时需用车要在?商务接待申请表?填写清楚用车数量、用车时间、用车地点及要求，批示后由商务接待专员负责联系安排。

八、接待方式

1、业务接待：由营销运营中心主办人员陪同，根据业务需求选择公司内部订餐或外出订餐，就餐时须有营销运营中心经办人或指派专员陪同；如有需求，可安排到本地主要景点游玩。

2、贵宾接待：由公司领导及相关部门负责人迎接，公司领导或指派专员陪同接待，根据领导要求以茶点、烟、果盘等方式招待，如须就餐根据领导指示可安排于公司或外出就餐；如有需求，可安排来宾到本地主要景点游玩。

九、商务接待工作流程 〔一〕商务接待审批流程

1、业务接待流程：申请部门至少提前一周填写?商务接待申请表?〔包含住宿、就餐、体检、景点参观，详见附件1〕经部门负责人签字—-交人力行政部审核—-院长批准完毕后，将申请表原件报商务接待专员，由商务接待专员按申请表审批时间统一安排接待先后次序,无特殊原因不接急单。(申请部门应在?商务接待申请表?内明确填写各项内容)

2、贵宾接待流程：由公司高层领导提前三天告知商务接待专员，由商务接待专员填写?商务接待申请表?---交人力行政部审核—-院长批准完毕后，由商务接待专员统一安排接待。

紧急原因来不及提前填写?商务接待审批表?的，应事先 征询院长同意，由院长口头授意，接待工作完毕后应在24小时内补齐审批手续。

〔二〕商务接待工作流程

1、商务接待专员在接到?商务接待申请表?后根据表中明确的相关接待标准进展通知需配合部门/人员。

2、申请接待部门在接待过程中需指派专人与商务接待

专员对接相关接待明细及要求。

3、商务接待专员根据申请表及申请部门要求落实安排好餐饮、住宿、体检、参观各项事宜并及时反应申请部门各项接待工作准备情况，以保障各项接待工作的有序衔接。

4、商务接待专员应及时记录接待来宾信息，并汇总存档，以备后期查用。

十、商务接待要求

〔一〕接待贵宾时，应根据贵宾的特点、爱好、兴趣来设计接待活动。.

〔二〕接待人员须严格遵守公司相关规定，不允许有任何越格行为发生。

〔三〕商务接待人员在接待进展时，须密切注视接待动态，做好控制指挥工作，保证标准进展。

〔四〕接待过程中遇有来宾提出办理限制事宜，须婉言解释。

〔六〕接待环境标准

1、物品摆放整齐，外表无灰尘。 2、地面干净无脏物，空气流通清新。 3、室温适度，灯光适宜。 4、备品齐全。 〔七〕接待礼仪要求

1、仪表：面容清洁，衣着得体。 2、举止：稳重端庄，沉着大方。 3、言语：语气温和、礼貌文雅。

4、态度：诚恳热情，不卑不亢。

5、迎接客户时：要注意把握迎候时间，提前等候于公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。

6、承受名片时：要以恭敬的态度双手承受，默读一下后郑重收入口袋中。

7、走廊引领时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请〞。

8、进电梯时：告诉客人上几楼，让客人先进、先出。 9、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。

10、送客时：送至公司门口或汽车旁，招手待客人远去后，方可离开。