档案管理流程006

流程编号： XZ006 流程负责人：行政总监

直接责任人: 行政经理、档案保管员

一、 流程图

1 档案材料收集 2 档案包括内容分类 7 档案清理销毁 3

档案整理、编写目录 6 档案保存期限 4 装订档案 5 档案入库分类

二、流程步骤详细说明

第一步：公司档案公司指定专人负责文件材料的管理收集，档案材料的收集由办公室或各部门人员负责整理，当日的文件当日收集，其他的档案需2日内完成，并交总经理审阅后归档;

第二步：档案具体包括重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等; 第三步：归档档案，应依档案建档的日期先后顺序装订相关类别的档案，档案夹的背脊及文件内页应标明档案夹内所含档案的分类编号及名称，每月月末定期对文件进行整理，以便查档;

第四步：中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则；右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角，理齐钉牢；文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一;

第五步：档案分类根据内容、部门、业务项目等因素，分为几大类。然后以档案性质分为若干中类，再在同类中依序分为若干小类。档案分类应力求切合实用，例如：党群类[1]、行政管理类[2]、营销管理类[3]、公司证件类[4]、车辆管理类[5]等等;

第六步：永久保存：公司章程；股东名册；组织规程及办事细则；董事会及股东会记录；

财务报表；政府机关核准文件；不动产所有权及其他债权凭证等等;

十年保存：预算、决算书；会计凭证；工作计划资料；其他经核定需保存10年的文书。 五年保存：期满或解除的合约；其他经核定需保存5年的文书。 一年保存：无需长期保存的文书。

第七步：档案清理：档案管理人员每月应及时擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，每年依规定清理一次，已到保存期限的档案，给予销毁，销毁前应造册呈行政部经理核准，并于目录附注栏内注明销毁日期。

二、 流程管理规定

如档案官管理人员不得将档案损坏、丢失、弄脏不准随意拆卷、换卷、剪贴涂改字句，不得在档案中鞋子，公司档案只有公司内部人员可以借阅档案管理人员不得档案随意更改或私自转借让人，也不得对外泄露档案里面的内容，将对其处以100元罚款,。