论档案信息资源的开发与利用

管ｌ理ｌ科Ｉ学　科　论档案信息资源的开发与利用　高玲　ｆ黑龙江省黑河市爱辉区二站乡政府，黑龙江黑河１６４３００）　摘要：随着知识的日新月异和科技产业的进程的加快，当今档案的利用方式与管理模式也发生着深刘的变化。在工作总，应该把档案资源的　管理与开发作为档案部门做好档案工作的中心任务和指导思想。　关键词：档案信息资源；开发；利用　档案是人类社会实践活动的历史的真实　目录、档案缩微品等。实现馆际交流，资源共享。　２Ａ．２积极推进档案部门计算机管理系统　的纪录，记载着人类文明的轨迹。在社会高度信　２．２改进和更新档案利用的方法与技术，加　的建设。目前，档案部门人员少而馆（室减量大，　息化的今天，如何发挥档案工作作为社会信息　强检索工具体系建设，建立档案目录中心　使用计算机对档案信息进行检索、编究、统计，　集散的作用，充分而有效的开发档案信息资源　随着档案数量的急剧增加和现代社会对档　可以大大提高工作效率和档案信息开发效益。　为社会主义现代化建设服务，实现档案的价值，　案利用频繁需求，传统的档案利用方式与方法　计算机的使用，为档案信息资源联网，实现资源　体现档案工作的地位和作用，已成为档案届亟　已不适应档案用户的需要和档案信息加工的需　共享创造了条件。　待解决的—个问题。　要，因此，档案部门必须大力改变和更新档案利　２Ａ．３要努力提高档案信息开发人员的素　１当前开发利用档案信息资源的重要性　用的方法。并尽可能地使用现代科学技术，特别　质。档案信息开发人员的业务能力和知识水平　档案是信息的一种，档案部门是储存，输　是计算机技术和现代缩微技术等。　决定了开发工作水平和质量，而现代的档案信　送信息的—个部门。因此，开发信息资源包括档　目前，各级档案部门的档案检索工具种类　息开发工作涉及到多方面的知识，这就要求开　案部门，也适用于档案部门。在知识经济的新形　单一、功能不全、检索速度慢、效率低的现象存　发人员拓宽知识面，优化知识结构。　势下。大力开发档案信息资源，为社会各方面服　在。加强检索工具体系建设和建立档案目录中　２．５灵活多样，广泛求实，搞好档案宣传工　务，应该把开发档案信息资源作为档案部门做　心已成为一项重要任务。编制的检索工具应力　作，为档案信息资源的开发利用创造良好的社　好档案工作的中心任务和指导思想。　求符合规范标准。馆藏性、查找性、指导性检索　会条件　１．１开发档案信息资源在提高经济效益。　工具应配套，并能把馆藏档案的内容特征、形式　档案部门应加大力度，采取多种形式，加强　更好地为经济建设服务中的重要作用　特征和储存地点揭示出来。各级档案部门应建　档案信息社会宣传。首先要加强有关档案价值、　企业作为经济建设的主战场，要取得好的　立档案目录中心，将本地区、本系统保存的档案　作用及利用效果的宣传，使人们知道档案是什　经济效益，单靠现有生产条件组织生产、管理、　资料，通过实体分散、目录集中的方法汇集起　么，档案有什么作用，从而激发人们利用档案的　销售等项工作，而不凭档案信息进行决策、规划　来，实现档案资源的共享。　热情，引导更多的人利用档案。其次，要加强有　组织生产。ｘ，ｌ－－￣现代企业，肯定是行不通的。只　２．３正视现实，转变观念，拓宽开发利用档　关档案利用工作的宣传，宣传如何利用档案，从　有积极开发利用档案信息资源并同时把档案信　案信息资源工作的服务范围　而引导人们用好档案。再次，要加强档案开放目　息与市场流通有机地结合起来，才可能作出正　档案部门要有效的开发利用档案信息资　录或开放档案信息内容的宣传，使人们了解馆　确决策，才能有效地搞好综合服务。　源，首先必须转变观念，树立主动服务观念、开　（室）档案的内容，引导人们有针对性的利用档　１．２开发档案信息资源在加强社会主义精　放观念、竞争观念、协作观念和市场观念等五种　案。　神文明建设中的重要作用　全新的观念。其次是做好以下四个方面的工作：　２．６完善档案的政策与法规，扩大档案利用　大力开发档案信息资源，提供丰富的档案　２．３．１在继续搞好档案信息资源开发利用　或开放的范围，改善利用环境　史料，是社会主义精神文明建设的重要内容，也　工作为机关、团体和企事业单位服务的同时，切　档案部门要适应社会发展的需要，要维护　就是说，档案是政治教育的重要内容和生动素　实关注普通公民的需要，使档案信息更多的为　公民利用档案的权利，要全力以护搞好档案信　材。利用档案中的生动素材进行政治思想教育　普通公民所利用。　息资源开发工作。第一，档案部门要依法开放档　可以收到良好的效果。　２．３．２要改变单纯依靠档案部门进行档案　案。第二，要建立健全解密制度，处理好保密与　２档案信息资源开发利用的方法和途径　信息开发的作法，走联合开发之路，切实增强参　利用的关系。第三，档案部门要积极主动地调查　２．１丰富并改善档案信息资源的结构，建　与意识，自觉扩大档案部门的社会接触面，根据　了解社会需求，尽可能开放对社会利用面广、利　立档案信息资源保障体系　党和政府各方面的中心工作，结合档案部门实　用量大、利用频率高的档案。第四，提高开放档　档案部门要加强档案的接收和征集工作，　际，有重点的开发档案信息资源。　案的社会效率。简化手续，开展服务，方便利用。　扩大档案的接收范围和征集门类，力争建成档　２－３３在档案信息的传播手段上，要打破常　要不断完善档案利用政策与法规，从根本上形　案数量充足，内容丰富、结构合理、质量优化并　规，充分利用档案部门信息开发的优势，通过各　成有中国特色的、系统的档案利用法规体系，为　富有特色的档案信息资源保障体系。　种有效的传播手段，扩大档案馆（室）在社会公众　档案信息资源开发工作提共强有力的法律保　２．１．１从档案的基本体制来说，要改变单位　中的影响。　障。为档案信息资源的开发利用构建和谐的社　档案信息资源的分散管理体制，设立综合档案　２．３．４要注重档案馆（室）新的社会功能的开　会环境。　室，集中统一管理本单位的全部档案。　拓，积极主动介入爱国主义、国情教育等精神文　２－７针对社会热点问题开发档案信息资源　２．１．２从档案存储部门来说，要坚持馆藏档　明建设活动中去，不断扩大档案信息开发工作　档案管理的工作人员要把保存中的有关信　案数量与质量并重的原则，一方面要合理扩大　的社会影响。　息和现实有关信息加以整理汇编，提供给相关　接收范围。另一方面要对接收档案的质量进行　２．４切实加强现代高新信息技术研究，努力　部门作为解决热点问题的参考。因为这种开发　控制。　造就新型档案专业人才　针对性强，所以很容易引起兴趣和关注，也能够　２．１　３要完善档案补充机制，广泛开展档案　现代高新信息技术的发展已经对档案信息　对起到较大的参考作用，　对推动本地区的经济　资源征集工作，要想设法收集散存在社会和个　资源的开发利用产生了巨大的影响，电子文件　发展和社会进步会有较好的促进作用。从发展　人手中的历史档案资料。　归档、电子档案管理以及电子技术处理，为档案　观点看，这种形式的开发为档案事业的发展也　２．１．４要改变馆藏结构中文书档案占主体　信息资源开发利用提出了新的课题。因此，我们　提供了机遇。　的单一局面，加大对保存在各单位的专门档案　应重点抓好以下工作：　接收力度。　２Ａ．１高度重视信息技术的规范化，大力扶　２．１．５要加强与专业档案馆、图书馆、博物　植相关理论的研究，如档案信息开发、档案数据　馆的联系，掌握馆藏情况，协商征集接收其案卷　结构、档案数据库等。　责任编辑：孙兆杰　—ｌ０９