档案信息资源的开发利用

兰台纵横　档案信息资源的　开发利用　文／赵　虹　现代通信和计算机的兴起，极大地推动了整个信息产业　的发展。档案作为一种重要的信息资源，也面临着严峻的挑　战和机遇。及时、准确地开发、利用档案信息资源宝库，最　大限度地发挥档案信息资源的经济效益和社会效益，已成为　档案事业发展的必然趋势。　一、档案信息资源开发利用的必要性　ｌ＿档案信息资源开发利用的内涵。档案信息资源开发　利用的含义有多种解释，其中比较有代表性的表述为，档案　馆（室）根据利用者的需求，将馆（室）藏档案承载的信息　进行采集、加工、存贮和输出，把档案承载的信息由静态转　化为动态，通过一定渠道传播给利用者并被利用者接受的过程。　２．档案信息资源开发利用的必要性。“秘而不宣，用之　为宝，锁之为废。”开发利用档案信息资源是充分发挥档案作　用和价值的重要手段。档案信息的价值具有潜在性和隐蔽　，　只有开发利用才能使档案信息资源的潜在价值发挥作用。这　也是档案部门面临的重要任务和重大使命。　３．经济社会的发展要求加强档案信息资源的开发利用。　随着社会主义市场经济体制的发展完善，档案信息资源在为　领导决策、科学研究、提高劳动生产率等领域发挥着积极作用。　例如，在青岛卷烟厂“哈德门”商标的注册过程中，利用档　案信息创造利润４亿元。　二、影响档案信息资源开发利用的主要因素　１．制度法规对档案信息资源开发利用的影响。虽然《档　案法》规定了档案的开放期限，但在实际工作中，由于档案　种类多、数量大、价值不等、机密程度不同，在开放与保密　之间不好把握。档案部门对档案信息的开放缺乏具体的可操　作性的依据，更多的档案部门采取了简单划一的限制政策，　阻碍了档案信息资源最大程度的开发利用。　２．体制和观念对档案信息资源开发利用的影响。从历　史上看，档案产生于政府机构中，一直为统治者服务，秘不　示人。建国后，我国实行高度集中的管理体制，档案部门将　档案的保管、保护作为其主要的工作职能。尽管档案部门已　经意识到档案资源开发利用的重要性，但更多的是为国家机　关和社会团体服务，忽视了为公众服务的功能。　３．科技对档案信息资源开发利用的影响。现代科技的　４６　发展，打破了纸质档案“一一统天下”的格局。声像档案、电　子档案、纸质档案并存，多载体、全方位、深层次的档案信　息资源利用已势不可挡。　三、档案信息资源的合理开发和科学利用　１．丰富馆（室）藏和优化结构是开发利用档案信息资　源的基础。档案工作要满足社会信息需求，服务社会经济，　档案馆（室）必须保证种类齐全、内容丰富、结构合理和有　价值的档案资料。因此，丰富的馆（室）藏是开发利用档案　信息资源的物质基础和先决条件。目前，绝大部分馆（室）　藏所保存的档案以反映机关工作活动为主。但市场经济条件　下，人们对档案信息需求的内容将呈多元化趋势，范围也不　断扩大，档案部门要收集足够数量的档案材料，还要保证档　案信息的优质化。馆（室）藏档案要体现在广度、质量和特　色三个方面。不断扩大档案的收集范围，注意收集保存不同　时期、不同门类、不同载体类型的档案，不仅要注重党政档　案的收集，还要注重科技档案、专业档案等的收集，以及具　有保存和开发利用价值的集体、个人档案，从而优化馆（室）　藏结构。　２．增强和提高档案管理工作，为档案信息资源的开发　利用提供有力的保障。首先，要对档案资源进行加工整理。　对档案信息资源进行全面的鉴定和加工整理，首先，对有密　级的文件进行标注，以避免泄密的情况发生。其次，要了解　本单位和社会对档案的利用需求，针对利用需求查找、汇集　相关档案信息，进行科学、系统的加工处理，使之有序，便　于利用。最后，通过各种方式和渠道将信息传递给特定的利　用群体，并收集、处理反馈信息，不断调整和改进开发利用　的方向、内容和形式。　３．现代技术的应用是档案信息资源开发利用的快捷手　段。现代科技在档案领域的应用，使科学、有效、合理地开　发利用档案信息资源成为现实。电子档案的问世，使档案管　理无纸化成为可能。新型的介质和现代信息处理技术、光盘　技术、缩微技术、计算机技术都将在档案信息资源的开发利　用中发挥重要作用。如，应用计算机技术分析、处理和整合　档案信息资源。档案信息的编目、检索、统计、－ｔ　Ｊ－ＥＩ］、修改、　传递等，可以做到一次输入，多样化输出，扩大档案信息的　检索和利用的途径，及时、准确、全面、系统地提供档案信息，　兰台内外２０１５１