监理资料管理办法

1. 1工程建设监理资料是监理机构在工程监理过程中形成的文字、图表、声像等各种信息记录，它是体现监理活动的重要形式，是反映工程质量的重要依据，是处理质量、安全事故和延期、索赔、合同争议及违约事件的有效凭证，对于工程建设及建成后的运行管理具有长期或永久的查询、考证和指导作用。

加强监理资料管理是监理机构进行信息管理和监理单位经营管理工作的重要内容；是监理单位、监理人员对业主、对社会、对历史负责的具体表现；也是监理单位展示服务水准、企业素质、进行自我保护、扩大市场声誉的需要，公司、各项目组、所有监理人员都应对此予以充分重视。

1. 2本办法适用于项目监理现场资料管理和公司档案室对监理资料的管理，侧重于项目现场资料管理。

2. 监理资料管理组织机构和职责

2. 1项目监理资料管理由项目总监负责。大型项目配备专职资料员，中小型项目明确一名兼职资料管理人员（设总监代表项目，建议由总监代表兼职）。公司资源开发部为本部监理资料管理职能部门，公司设档案管理人员1人。

2. 2项目总监对项目资料管理承担组织领导责任，并负责涉及资料管理的重要协调决策工作。

项目组专（兼）职资料员负责项目监理资料日常管理工作，处理本办法3.2款列出的各个环节的具体事务，同时对各专业监理范围内资料形成的及时性、完整性进行提醒督促。工程竣工后十五天内负责将项目资料完整无缺地移交公司档案管理部门并办理移交手续，必要时公司档案管理人员配合项目组进行竣工监理资料整编。

各专业人员负责本岗位资料的编制、收集、整理及向资料员移交，重点是督促施工单位规范提交各类报验、报审资料并对其进行审核，及时填写、编制应由自身提供的资料。 公司档案管理人员负责将各项目组移交本部的监理资料按照归档要求整编成竣工资料，并向业主移交（公司留存一套）；负责归档资料的日常管理事务；保持与项目资料人员的联系，必要时对项目资料管理事务予以督促、协同和支持。 上列人员按照国家相关法规和本制度的要求履行职责，对因自身工作失误造成的后果承担责任。

2. 3公司各专业分管领导对分管范围内项目监理资料管理工作负有督导责任。 2. 4协同业主对施工单位竣工资料进行审查的工作由项目组在现场完成。 3. 监理资料管理的工作依据、工作任务和总体要求 3.1 监理资料管理应遵循下列依据。 3.1.1《中华人民共和国档案法》。 3.1.2《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）。 3.1.3国家建设部和相关部委发布的建设工程监理规范。

3.1.4《江苏省建设工程施工阶段监理现场用表》及其使用说明；水运、公路、水利等专业工程国家相关部门对监理用表另有规定的从其规定。

3.2监理资料管理的工作任务：资料体系结构的总体安排、各类资料的制作、收集、编目、整理、组卷、装订、归档、保管、移交、查阅。

3.3监理资料管理的总体要求：及时性、真实性、有效性、完整性、清晰性、闭合性。 4. 项目监理资料内容和结构体系

4.1监理资料种类繁多，信息量大，其内容体系从表现形式、建设阶段、资料来源、监理工作等不同角度，可以有不同的划分，各部门各地区的要求也不尽相同。现场监理期间项目监理资料内容应符合相应工程门类监理规范、建设监理惯例，并适应当地建设主管部门对监理

工作检查、管理的要求。

4.2竣工验收后移交业主的监理资料和由公司存档的监理资料应包括的内容，按照《建设工程文件归档整理规范》附表A和各地档案部门、业主的要求确定。

4.3项目开工前应根据工程门类、规模特点和相关方面的要求，对本项目监理资料内容体系结构、采用的表式进行总体构思设计并与业主取得共识，并制定《××项目资料管理实施细则》，形成符合规范、能体现监理工作内在联系立卷目录、编目系统，并明确格式、份数和移交要求。此项工作由总监负责，项目资料员参加。 5. 监理资料的及时性管理

5.1资料编制、形成及时。应由施工单位申报的各类资料由专业监理严格按照规范和施工合同要求的时间督促其及时报送。

应由监理审核签署意见的资料以及监理直接编写的资料均应严格按规范和监理合同要求的时间及时完成。

5.2资料收集、整理及时。项目资料员对来自专业监理和其它方面的资料逐日或定期汇集，按本项目资料体系统一编写、整理、归卷。

分部、单位工程验收应提前15天进行资料准备，验收后7天内形成完整的监理资料。竣工验收应至少提前1个月着手进行资料准备，验收后30天内形成合格的竣工监理资料。 5. 3资料移交及时。项目监理资料必须于工程竣工验收通过后十五天内向公司移交。竣工验收监理资料应及时向业主按其要求的时间和份数移交。应坚决克服监理过程中资料零乱、竣工后资料无人过问或长时间留人在项目组处理资料的现象。若确因非监理原因竣工时无法形成完整的资料系统，竣工后原项目总监和相关人员要将资料整理、移交视为义不容辞的责任抓紧完成。

6. 资料真实性及有效性管理

6.1项目组应通过加强宣传、审核、监督，杜绝编造虚假施工数据报验的行为。 6.2监理人员应保证自身抽检、测量试验数据和各类监理记录内容的真实性。

6.3 进场材料质保书应力求为原件，若因供货中间环节只有复印件必须注明原件存放单位，质保书提供的批号、数量必须与实际材料相符。 6.4进场设备应在核定的检验有效期内。

6.5材料复试、施工试验应100%见证取样，相关资料中见证取样印章齐全。 6.6专业监理应对施工质保人员、特殊工种作业人员上岗资格证件认真审查，保证人证相符，证书在有效期内。

7. 资料完整性、清晰性管理

7.1项目监理资料应保证体系完整，卷目符合本项目资料结构的要求。

7.2各类资料均应保证内容完整，涉及的时间、地点、人员、过程要素清晰，具有可追溯性。各种监理用表应逐栏填写，不留空白。进度、材料、设备等报验单要求的附件应齐全。 7.3资料编目应清晰，前后一致。项目资料员应编制立卷总目录、各卷分目录（参考附件一），并建立相关的资料统计台帐。

7.4收发文、资料流转均应认真登记签收，资料移交应填写移交清单并签字，防止资料在传送、移交过程中缺失。 8. 资料规范化管理

8. 1表式规范。除业主另有规定外，工民建、市政工程统一使用省建设厅《监理现场用表》，水运、水利工程分别使用交通部、水利部监理规范规定的现场用表。

8.2用语规范。专业术语和签署监理意见的规范用词用语参照相关监理规范执行。 8. 3签字规范。资料中施工监理人员签名应与其岗位职责及任职条件相符，应签名处不漏空，不由他人用印章代替。监理旁站记录应有施工有关人员签字。

8.4文印规范。纸张规格、格式、字体、打字、复印符合本项目资料管理要求（参考附件二）。 8.5装订规范。采用标准卷盒或卷夹，标签统一美观。监理资料包装力求体现兴华品牌形象管理的要求。 9. 闭合性管理

9.1时间闭合。对旁站记录、监理日记等所反映的具有持续进行特征的过程、事件，其时间记载应有连续性，有始有终。

9.2过程闭合。施工组织设计、施工方案、施工进度计划监理审查要求修改补充的，工序报验不能通过要求修改的，必须有修改后重新报审、监理重新审核批复的资料。材料、设备不合要求指令退场的必须有退场报告。对施工缺陷发出整改指令必须取得施工回复并签署监理重新检查、批复意见。旁站记录、监理日记反映施工存在问题必须记载处理意见及其执行结果。

9.3同一事件的相关资料闭合。如9.2所列反映过程闭合的资料、同一工序的施工自检和监理抽检资料应合并存放。 10. 监理资料的保存与运用

10.1已归档的资料由专（兼）职资料员入柜有序排列保管，临时由专业监理保存的资料应随时装入档案盒，不得在桌面、柜顶、床边等处零乱放置。

10.2资料应妥善保管，保持整洁，防止破损、沾染污渍、油墨化水、胡乱折叠涂改等。 10.3项目组应适时对资料中反映的数据、信息进行必要的专题统计分析，使监理资料不仅起到记录作用，而且能发挥指导工作的作用。 10.4监理资料不得让无关人员随意翻阅，与本工程建设无关的人员需要查阅资料应经总监同意。

11. 公司本部资料管理

11.1本部档案资料管理人员对项目组移交的资料应逐一登记，按照竣工监理资料的要求及时整理。

11.2公司档案室应按档案管理标准化的要求对监理资料妥善保管，落实防盗、防火、防霉、防蛀措施，做到便于检索。

11.3借阅入库保管的资料应填写借阅单，借阅资料一般情况下应经资源开发部负责人同意，特定情况下需请示公司经理批准。

11.4项目资料人员应就资料管理问题及时与公司档案管理人员通气，公司档案管理人员必要时到现场了解、检查资料情况，协助处理有关问题。工程后期双方更要保持沟通，避免竣工后资料整理的被动局面。

12. 声像资料和计算机辅助资料管理

12.1目前公司声像资料尚较薄弱，有条件的项目应重视声像资料的制作、积累、运用，丰富项目监理资料形式。

12.2公司本部和配有电脑的项目组应积极推行计算机辅助资料管理。业主对资料电子信息化管理有要求的项目，其资料管理必须符合业主相关要求。

12.3公司将视财力逐步增加声像资料和计算机辅助资料管理所需设施的投入。 13. 监理资料管理工作检查考评

13.1项目总监负责每季度按照本办法的有关要求对本项目资料管理工作进行自查。 13.2公司组织现场监理工作检查考评将资料管理列为必查内容。公司资料管理职能部门可不定期查看项目资料管理状况。

13.3对资料管理成效显著的项目组或个人，公司作为评先的重要依据或给予专项奖励；资料管理状况不良不能评先。对资料管理混乱的项目组视情给予经济处罚并限期整改。若监理本身已尽责而确因施工单位或业主等方面的原因影响监理资料管理，可免于经济处罚，但项目

组仍应努力督促整改。

13.4公司本部资料管理结合本部评先、年终考核进行