集团公司京沪高速铁路
项目变更索赔工作管理办法
为明确工程项目变更索赔工作相关主要层次的权责，加强组织协调与管理考核，提升项目部在项目变更、索赔方面的整体创效质量与工作效率，特制定本办法。
第一章 组织设置及权责划分
第一条 集团项目部成立项目变更索赔工作领导小组，其职责是：增强管理协调合力、加大沟通交流力度；全面指导协调项目部变更索赔工作的开展，组织方案审核和资料会审；牵头组织协调对外关系和变更索赔跟踪批复；制订修改、督促实施、检查落实变更索赔相关管理办法和制度；组织考评和奖惩兑现；受理分部的工作建议、相关责任人的投诉等。
项目部计划合同部承担工作主要职责，部牵头开展日常工作。
第二条 各分项目部成立项目变更索赔工作小组，传达、落实《项目变更索赔工作管理办法》和项目部领导小组的各项决定和工作要求；对所属项目的变更索赔工作进行规范管理、组织实施和落实奖惩。
第三条 各分项目部项目经理是第一责任人，分管领导是变更索赔工作直接责任人，直接责任人调整必须报经项目部批准，并把前后责任人间的交接说明及重要事项报送项目部。
第四条 直接责任人在分部经理领导下，具体负责所在分部的变更索赔工作，并接受项目部领导小组的管理，主要职责有：
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1、对工程项目的合同履行情况进行跟踪分析；
2、督促对设计变更索赔的资料的评审、完善和报送；
3、具体负责对设计变更及索赔的提出、定性、洽谈、处理，完善变更索赔资料，相关信息及时上报项目部变更索赔领导小组；
4、对所有变更索赔资料统一参照合同要求管理；
5、按要求参加并落实变更索赔领导小组安排的工作，特别是信息管理及内部传递等；
6、有高度的责任心，对待业主、设计和监理态度诚恳、耐心友好，及时沟通、及时跟踪工作动态；
7、注重把握好对项目分包方和协作单位的反索赔工作。
第二章 资料分类及编报
第五条 本办法所指资料按合同变更管理与索赔提出处理的不同性质，分变更资料和索赔资料两类。
1、变更资料重点要整理好四方对某些问题达成一致并签署的会勘纪要、备忘录、修正案，以及业主及监理工程师发出的在合同规定范围内的工程变更指令等。
2、索赔资料是指发生难以预见情况、合同对方不履行或未能正确履行合同所规定的义务而致项目受到损失时，向对方提出工期延长或费用赔偿要求的材料。
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第六条 责任人必须审校所有上报的变更、索赔资料，每月至少汇总梳理一次，新发生的或有变化的要及时报送项目部，重要的变更、索赔资料应作保密处理。
第七条 在按合同规定办理工程变更时，责任人负责及时修改补充并报送工程量清单。对于变更费用评估，应根据合同要求和合规的参照资料及实际情况，按照合同的有关条款，考虑综合影响，尽可能提前与监理工程师、设计单位、业主进行磋商、交换意见。
第八条 对于费用索赔的申请，责任人应做好工地实际情况的了解分析与详细的日常记录，注重收集、整理、保存来自现场内外的各种文件影像资料与信息，特别是有关文件、纪要、施工日志、材料台帐等。
第九条 在发生索赔的理由后，责任人应及时按合同规定的期限，经项目部领导小组审核后向监理工程师提交索赔意向，并同时抄送业主；在此期间应持续收集详情材料并提交索赔数额和索赔依据等，之后按合同规定的期限，向监理工程师提交正式的索赔申请（报告）。
第十条 费用索赔应根据不同情况采用相应的索赔申请程序、方法和内容。索赔申请的内容应列明索赔发生、发展的原因及申请所依据的合同条款，附有索赔数额计算的方法，价格与数量的来源细节和索赔涉及的有关证明、文件、资料、图纸等。申请索赔的依据、数额计算原则与方法等在正式报送前应与相关方进行讨论、协商，尽可能争取各方的同意
第十一条 责任人工作注意事项：
1、熟悉技术规范、工程合同的有关具体规定、工程量清单和工程量清单说明的内容，掌握工程项目的具体范围和内容、以及计量方式和方法。
2、按照规定的时间或提前报送单价、数量变更的来源及构成。
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3、在项目部领导小组的统一领导下，与监理工程师及业主等针对特殊情况提前沟通，尽量避免不符合合同或设计要求但已成事实的发生。
4、按指令完成的特殊、较小的变更工程或附加工程，及时向监理方提交并签认用工清单、材料清单、机械设备清单、费用清单等。
5、避免出现因依据疏漏、测算错误或资料不全等问题导致变更索赔工作失败。
6、任何工程的形式、质量、数量和内容上的变动，都必须及时取得监理工程师的书面指令；对因工程变更引起的费用增减，应及时提交费用的估价报告，并与监理工程师和业主协商确定变更费用数额。
7、分部接到变更意向通知后应及时收集有关资料，包括：变更前后的图纸（或合同、文件）；技术变更洽商记录；相关研讨记录；有关设计部门对变更的意见；来自业主、监理工程师方面的文件与会谈记录（纪要）；行业部门涉及该变更方面的规定与文件；上级主管部门的指令性文件等。
第三章 资料编制的工作程序
第十二条 出现需要变更索赔的事项后，分部首先要研究其立项的可能，分析变更索赔的利弊和效益，通过方案比选提出最优变更意向方案，报送局项目部领导小组。
第十三条 领导小组组织相关部门和人员研究分部意见，明确立项意见，后反馈给分部。
第十四条 分部根据领导小组意见和现场实际情况，整理基础资料，形成变更建议书或索赔报告送审稿，报送领导小组。
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第十五条 领导小组组织相关部门和人员对分部资料进行评审，并形成审核意见，反馈给分部。
第十六条 分部根据审核意见进行整改，完善补充资料，形成正式的变更建议书或索赔报告，由局项目部牵头，加盖三标项目部印章，报送监理单位签字盖章，而后报送项目部领导小组。
第十七条 领导小组及时派人报送完备的资料至业主各方，提出现场会勘申请，做好现场会勘前的沟通工作，争取现场会勘一次通过，并统一组织协调各分项目部做好跟踪批复工作，
第四章 信息管理
第十八条 项目部领导小组及分部工作小组和各责任人间应充分利用内部信息传递渠道，有效服务好本项目范围内的项目变更索赔工作。
第十九条 本办法所指信息，主要是来自于业主、监理单位、设计单位、相邻同业单位或分部自身，且是对变更索赔工作可能或已经产生影响的事项、需求或其他间接信息。
第二十条 信息获取、收集工作不局限于专职人员，各责任人有义务及时收集整理与施工项目变更索赔工作有关的动态信息。重要信息要准确迅速报送至领导小组。
第二十一条 责任人必须根据需求做好信息管理工作，如建立相关方档案、已报送和待报送资料记录、工程变更台帐、工程索赔台帐等。
第二十二条 项目部及各分项目部必须建立自检并备查的工程变更、索赔台帐，应含工程项目名称、资料申报确认情况、申报、批复金额、动态跟踪沟通情况等，对未被及时批复或暂被搁置的项目还应说明关键环节及存在的问题。
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第二十三条 各责任人可采用滚动式计划法（计划内容远粗近细），围绕资料收集、规范整理、审核报送、内外沟通等方面，编制阶段性工作计划，并负责组织实施、执行控制到修正协调、总结交流等全过程的管理。
第二十四条 需要报送领导小组的重要信息是指：
1、分部变更（索赔）工作实施细则（如有）；
2、分部变更索赔工作责任人一览表及调整变化情况；
3、分部阶段考评情况及工作情况总结；
4、分部对责任人奖惩落实情况及年度总结；
5、经审核的项目变更索赔净收益额申报表及相关附件；
6、需要领导小组出面协调服务的事项；
7、重大项目的公关计划及进展情况。
7、对变更索赔的建议和意见。
第五章 考核评价及奖惩措施
第二十五条 过程考核按照项目部下发的《变更补差奖励暂行办法》执行。
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第二十六条 与分包或协作单位串通勾结损害公司利益者，向分包或协作单位泄露相关信息者，限期离岗，另按集团公司其他规定予以处罚或解聘，必要时按照国家有关法规追究法律责任。
第六章 其他事项
第二十七条 为增进业主满意度，加强与设计、监理单位的工作联系，提高项目经理和责任人在变更索赔方面的效率与责任意识，维护企业信誉，领导小组和工作小组应进行相关方意见查访，并将所得结果作为改进工作的依据。
第二十八条 各分项目部部发生变更索赔申报时效逾期事件，领导小组有权追究项目经理和直接责任人的责任。在逾期原因未查明之前，相关责任人的绩效收入缓发。
第二十九条 领导小组对责任人的合理提案与意见必须广泛听取、认真记录、及时审核、从速反馈；按照作制度适时为责任人提供服务工作。
第三十条 直接责任人因工作需要或其他原因确需变动的，必须事前报领导小组批准，待安排称职的责任人接替工作后，原责任人方可离任。
第三十一条 项目变更索赔工作的具体组织协调、落实安排、沟通交流一般须由直接责任人负责；直接责任人短期不在时，分部经理应代行职责，原则上不得再委托他人；直接责任人长期不在又不宜调换时，分部经理可经领导小组认可指定临时责任人。
第三十二条 本办法为项目部开展变更索赔管理工作的指导性办法，各分项目部可在本办法框架内制定实施细则，以更有针对性地开展好变更索赔工作。
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