物业管理公司财务管理制度
1. 基本任务
管理处财务管理的基本任务是: 物业管理处的财务管理为独立运作及核算，与物业管理
公司分开。筹集和管理物业管理处的资金和资产，组织 日常财产运作和会计核算，协调财务开支，真实地、系 统地、全面地反映公司的经营状况，监督各项财务计划 的执行情况。 1． 会计制度
1.1管理处的业务范围，所属国内行业，执行其所属行业之会计制度。 1.2执行公司统一规定的会计制度。
2． 会计年度
2.1为了符合国内《会计法》要求，管理处需按国内规定的会计年度，即自公历1 月1日起至12月31日止，编制一套符合国内要求的会计报告。 3． 记帐本位币
管理处记帐以人民币为单位。
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4． 收入和费用的确认
管理处正确划分资本性支出和权益性支出，对各项收入和费用的确认采用权责发生制原则。
2. 公司内部财务管理的基本工作 2.1财务汇报流程 1. 财务汇报流程
1.1 管理处财务每月定期向项目中心物管部报告。 1.2 物管部财务每月定期向项目中心财务部报告。 2. 财务汇报格式
2.1 为统一口径、便于汇总，管理处统一使用公司总部规定的财务报告格式。 3. 财务报告分类 3.1月报、季报和年报 4. 财务报告组成及内容
4.1 财务报告组成按公司总部统一规定编报，其主要报告有： 4.1.1 资产负债表； 4.1.2 损益表； 4.1.3 现金流量表;
4.1.4 其他报表（包括但不限于固定资产，应收账，应付账，收入明细账等）。 4.2财务报告中管理处核算或反映的内容按公司总部统一规定执行。
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5. 财务报告提交与审批时间
5.1季报应于每月5日以前、年报应于年度终了10日内，报公司总部物业经理审批。 5.2公司总部物业经理应在收到管理处财务报告次日起3日内审完，并将财务报告 返还各管理处。
6. 对外公布资料：按广州市物业管理办法每季公布收支表给业户查看。 2.2预算及审批预算流程 1.预算制度
1.1管理处的一切财务收支活动都要按财务预算执行，受财务预算的制约； 1.2管理处的财务预算由年度财务预算、季度财务预算组成；
1.3管理处的财务预算要树立全局观念，搞好综合平衡，做到统筹兼顾； 1.4财务预算需经地区总监审批后才能执行； 1.5预算编制禁止巧立名目，弄虚作假。 2.预算编制根据
2.1 管理处业务范围及工作方式； 2.2 管理处所在地区生活及工资水平； 2.3由管理处付薪的员工人数；
2.4 管理处拥有或控制的固定资产的构成及数量、价值等； 2.5租赁的房屋、设施等的数量及价格； 2.6 其他
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3.预算编制、审批及拨款流程
3.1前季度第二个月月末各管理处部门向财务提供预算所需数据，然后财务部按总 部统一规定之预算格式编制。
3.2 管理处在前季度第三个月第一个星期，将预算报物业经理审批。 3.3物业经理收到各管理处预算，在10日内审批完成。 3.4 审批完毕后，交地区总监最后审批，审批于5日内完成。
3.5 审批后的财务预算，及时回复各管理处并通知公司总部（项目中心）财务部。 3.6公司总部财务部根据审批后的管理处预算的拨款金额、拨款时间等，及时为各 管理处拨款。 4.预算与实际对比
4.1 各管理处的财务报告，要有反映预算数与实际完成数对比资料； 4.2 实际完成数大于预算5%以上时，要有文字说明； 4.3 实际完成数小于预算10%以上时，要有文字说明； 2.3审批管理 1. 营运开支审批
1.1 范围:非业主,住客按金/基金等的物业管理处营运开支,一般多于RMB500。 1.2 申请程序
1.3 未经批准和有效报销前的支出当个人借款处理 1.4 审批权
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1.4.1物业管理处主管可签批支付每单不多于RMB500。 1.4.2物业管理公司物业经理可签批支付每单RMB3000或以下。
1.4.3物业管理公司财务总监（即项目中心财务总监）加签每单RMB3,000至 RMB30,000。
1.4.4物业管理公司总经理（即项目中心地区总监）加签每单RMB[ ]以上。 1.4.5有效合同或预算。 1.5 复核
2. 备用现金开支审批
2.1最高存放金额:RMB5,000；申请现金补充备用现金金额:RMB500；存款应付约一
星期需要。
2.2备用现金适用范围：难以用支票形式支付的小额支出，一般不多于RMB200。 2.3申请程序。
2.4未经批准和有效报销前的支出当个人借款处理。 2.5审批权
2.5.1物业管理处主管可签批支付每单不多于RMB300 2.5.2物业管理公司物业经理可签批支付每单RMB300以上 3. 合同方面
3.1 如已有合同之约束，及既定协议之金额，则由物业经理签批后便完成审批。
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3.2 未有合同,则按如下情况 3.2.1 对外签约(备预算)
3.2.1.1 预算金额 30,000元或以上 审批: 总经理 3.2.1.2 预算金额 3,000-30,000元或以下 审批: 财务总监 3.2.1.3 预算金额 3,000元以下 审批: 物业经理 3. 货币资金及往来帐项管理 3.1现金管理 1.现金处理
1.1管理处的现金管理由现金出纳和会计负责，现金出纳，应每天登记当天的现金 收支记录及整理有关凭证资料，管理处负责人可以随时监督检查。
1.2管理处办公室应储存适量现金，现暂定500元，足够3-5天内的日常零星开支。 现金存量在规定的限额内。当现金余额到达现金存量下限时,由出纳通知会计， 并准备支票由物业经理签署后提取现金。
1.3现金出纳根据管理处开支情况，提出现金存量上下限报总部物业经理批准。 1.4办公室应把现金储存于保险箱内。
1.5保险箱密码与保险箱锁匙由二人分别持有管理，未得物业经理批准不得移交第 三者。
1.6出纳与会计每周末及月末下班前进行现金盘点；由出纳填写现金盘点登记表两 人共同签字。月末盘点，会计核对现金帐无误后，再由会计及出纳共同签署确
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认帐物相符。管理处负责人可以随时进行监督盘点。出纳每日必须登记现金日 记帐， 保证账目与现金数额相符，并每月与会计对帐。 2. 现金提款
2.1 管理处每月的用款由项目的专用帐户开支。
2.2 管理处现金储存量在规定限额内（现暂定在不超过5，000元。每当现金余额 到达现金存量下限（500元）时，出纳要通知会计，并准备转帐支票预约签署。 财务部要每月咨询管理处主管，建议财务部主管修订现金存量上下限。 2.3 每次提款由出纳负责安排，管理处派员与出纳一同提款。 3.2按金管理
1.退还装修押金及装修工作证押金程序
1.1 装修后3个月内，管理处对已装修单位验收合格后，填写《装修按金发还申请表》，并附上文件凭证.
1.2 管理处经理签名同意后可予以退还装修押金及工作证押金。 1.3 财务核实发还申请表后才发放款项。 3.3支出报销流程 1. 支出简化流程
1.1各部门需指定一人与财务部对口办理有关支出报销管理工作。（其他人员支 出报销亦统一由部门与财务部对口）
1.2 部门任何支出，先向财务部索取《付款申请表》，填好后连同有关单据合格、
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发票等并作背书，经部门负责人核实签字。
1.3 管理处经理签批后，再交财务部核对。会计核对后，将付款申请书及有关 单据交财务部出纳。
1.4出纳登记现金日记帐，将签署后的付款申请书与发票、原始凭证等交会计。 1.5财务部会计入帐，制作凭证。
1.6若要开支票，会计负责准确支票并安排盖章。
1.7遇到物业经理审批权限以外，需要总部审批的支出，由物业经理与有关高层 预约时间审批。 2.支出报销时限
2.1由管理处负责人确定每周的某段时间天为报销日期，非特殊情况，其他时间不审
批报销。
2.2管理处人员有因工预借款项，应在完成业务返回管理处后3日内报销结帐，对有
特殊情况的其清帐日期亦不得超过30天。出差前领款亦不可以早于出差前3天领款。
3.现金预支
3.1管理处货品购买，尽可能地使用非现金结算方式 。
3.2预借现金必须填写《借支单》，经管理处主管签字后，向出纳领款，副本留在出
纳处，正本予会计入帐，但出纳及会计要在副本上签署确认。预借现金必须在
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借出日起3日以内归还/清帐。清账前，借款人需个人承担借款责任；每次借款 不得越过人民币3000元，若部门总借款共3次而未清账时，共3000元便不可 再预借款项。
3.3员工使用现金应取得原始凭证/合格方案并背书，填《付款申请表》，本人签字后，
交管理处经理批准签字，会计审核，向出纳领款。有预借现金者，应同时还清所 借现金。
3.4若有特殊情况不能取得原始凭证/合格方案，用款人应以书面形式说明原因，并得
到部门主管核实批准，财务部审核，作为自制凭证入帐。
注：凡采购办公用品及各种设备、物料，要经行政部办理入仓出仓手续，并签字核实。
3.4 帐户管理 1.户口分类
物业管理公司 物业管理处
户口类别 负责人 用 途 户口类别 负责人 用 途
1、基本户口 财务总监 作收支费用 1、小额户口 物业经理 支付日常支出 （储备额不超过10,000元） （3000元以下） 2、大额户口 财务总监 处理日常收款及转帐 至小额户
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3、按金户口 财务总监 收取装修按金、 管理费按金
4、基金户口 财务总监 收取资产储备金 注：每个管理处均开设以上类别户口 2.户口运作 1.小额户
1.1 支付RMB3,000或以下物业管理处营运开支。
1.2小额户运作类似备用金运作模式,资金不足时以实报实销的形式大额户转入。 1.3小额户不收管理费和其他物业管理处的收入。
1.4户口签名人除管理物业管理公司的地区总监与财务总监外，物业管理公司主管 （KK LEUNG）可单独执行。 2.大额户
2.1 主要支付RMB3,000以上的物业管理处营运收入。
2.2大额户运作类似公司的基本户运作模式，资金不足时以实报实销形式大额户调 入。
2.3大额户收管理费和其他物业管理处的营运开支。
2.4资金不足由所属物业管理公司免息借入补足，一些非一般支出经特定审批程序或
会由基金户拨入应付。
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2.5户口签名人参考广州项目中心下属公司银行户运作模式，物业管理公司主管（KK
LEUNG）可单独签RMB3000可以下的支票。 3.按金户
3.1 专门收支物业管理处客户的各类按金。
3.2 户口签名人参考广州项口管理中心下属公司银行户运作模式,物业管理公司主管(KK LEUNG)要单独签RMB3000或以下的支票。
4.基金户
4.1 专门收支物业管理处客户的各类基金。
4.2 一些非一般支出经特定审批程序或会由基金户调拨至大额户应付。 4.3 户口签名人参考广州项目中心下属公司银行户运作模式,物业管理公司主管 (KK LEUNG)可单独签RMB3000或以下的支票。 4. 固定资产的管理 4.1 计价方法
1. 资产计价采用历史成本原则。
2.凡单位价值2，000元以上，使用期限在一年以上的，并在使用中保持原来物质 形态的资产，列为固定资产。
3.设备或物品要作报废,填写《物品报废申请表》 4.2折旧
1.折旧按照建时的成本价及预期可使用年限，以直线法每月计算，不预计残值和清
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理费用。
2.购建的固定资产,从次月开始计提折旧；处理的固定资产从次月开始不计折旧。 资产 预计可使用年限 汽车 10年 电脑及其辅件 3年 家具 5年 办公室仪器 5年 装修 3年
其他 报总部批准后执行 5.费用的管理 5.1报销手续 1.用款申请
1.1购买大宗物品（1,000元以上）需做三份报价分析填报《报价分析表》；在有 预算情况下1,000元以下由管理处经理审批：1,000元至3,000元由总部物业 经理审批；3000元以上由总经理或授权物业经理审批。 2.报销手续
2.1持原始凭证（购物发票）填写《付款申请表》，经手人按审批单要求填写后交 管理处有关领导签名。
2.2报销审批单由管理处经理或有关领导签名后，现金开支的结清余款，有备用金
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的补足备用金。1000元以下之零星开支费用，由管理处经理审批予以报销。 3.备用金
3.1各部门主管因公需零星购物的可申请备用金，备用金限额管理处经理1,000元， 各部门主管300元。
3.2申请备用金需填写《借支单》由总部物业经理签名同意，再到财务部领取，作 为本部门购物使用。 4.车费报销手续
4.1管理处派员外出办事，根据取回的合理凭证填写《付款申请表》（车票）贴在后
面，经手人签名、交由有关领导审批签名后结清余款。 5.2工资发放 1.工资发放
1.1财务部于每月2日前将工资发放资料报总部物业经理审批。
1.2物业经理应在每月2日前审批完毕，并将工资发放资料返回管理处财务部。 1.3管理处于每月8日根据审批后的工资资料发放工资。 1.4财务部负责准备支票及汇款单。 1.5人事部负责考勤及核实出席时间 5.3应酬费用 1.应酬费用
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1.1所有应酬费用（包括送礼）必须由财务部另册详尽列同被接待单位的资料、日期、
人数、地点。
1.2与管理处有关的对外单位发生的应酬费用，管理处人员内部的文娱活动费用，应
在预算中另列。
1.3应酬费用只为管理处部份有业务上需要的员工而设。各部门员工的应酬费必须事
先经公司主管经理同意。
1.4管理处每月应酬费用不得超出预算上限，及每次应酬费用不得超出RMB500元。若管理处主管认为当月需较多应酬或某次应酬将超出标准时，应预先请示物业经理批准后,方能为之。
6.营业收入的管理 6.1 管理费收取指引
涉及部门：管理处管业部、财务部 1.缴交管理费方法 1.1缴交现金 1.2银行划帐
2.出管理费单之安排（包括日期、部门跟进） 3.追收程序
3.1正常—发通知书致业户
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3.2欠费追收—特别函件 3.3再跟进追收—律师信 4.每段时间报告 4.1每周管理费收取明细 4.2每二周管理费收取明细 4.3每月管理费收取明细 5.表格
5.1管理费事宜(表格一) 5.2再次催款通知(表格二) 5.3最后催缴通知(表格三)
5.4管理费收取明细（适用每周，每二周，每月）
信你自己罢！只有你自己是真实的，也只有你能够创造你自己
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