物业公司内部质量审核控制程序

物业公司内部质量审核控制程序(四) 1.0 目的

通过内部质量审核，验证质量体系文件的实施效果以及各项 质量活动是否符合质量体系要求，确保质量体系的有效性。

2.0 合用范围

合用于对本公司的内部质量体系审核。 3.0 术语(略) 4.0 职责

4.1 管理者代表负责内部质量工作的组织，任命内审组长和 审核员组成的审核组，批准《年度内审计划》、《内审实施计划》、 《内审报告》。

4.2 内审组及其成员负责独立进行内审工作。内审组长负责 《内审实施计划》的编制和审核工作的领导，及与受审核部门关 系的协调，编写《内审报告》。

4.3 审核员负责编制《内审检查表》，进行现场审核，签发《不 符合报告》。

4.4 品质部负责内部质量审核的具体实施。 5.0 工作程序

5.1 年度内部质量审核计划的制定

品质部于年初编制《年度内审计划》 ，主要内容：年度审核

次数、内审时间(月份)、被审核部门等，经管理者代表批准后发 至相关的部门/人员。

5.2 审核的频次

5.2.1 内部质量审核每年至少进行两次。需要时，可随时安 排局部或者全局的审核。 追加审核时，审核的范围由管理者代表决 定。

5.2.2 无论是例行审核还是追加审核，品质督察部均需在审 核实施前至少 7 个工作日，通知被审核部门。

5.3 审核的准备

5.3.1 审核前，管理者代表负责任命内审组长，确定审核组 成员。 内审员应具备资格证书或者经过相关培训合格，并与被审核 的部门无直接的责任关系。

5.3.2 审核准备工作由审核组长及其成员负责进行，受审部 门也应该做好相应的准备工作。

5.3.3 内审组长制定《内审实施计划》，管理者代表批准。《内 审实施计划》内容包括：

a.审核的目的和范围; b.审核的依据; c.审核组成员名单; d.审核的日程安排。 5.3.4 审核组豫备会议

内审组长召集审核员召开审核组的豫备会，向审核员明确审

核的目的和范围，简要介绍受审核部门情况后，研究和商定审核 的策略、落实分工、确定审核的日程安排，并规定审核纪律和内 审员应注意的事项。

5.3.5 发放内审计划

品质部提前 7 天将经管理者代表批准的《内审实施计划》发 放到受审核部门/人员。

5.3.5 准备并收阅工作文件。审核员进行审核工作前，应事 先备齐下到表格、文件和资料：

a.审核日程安排表和任务分配表;

b.检查表、 《不符合报告》、《会议记录签到表》 ;

c.质量手册和与受审核部门的质量活动有关的程叙文件、工 作规程、上一次内审发出的《不符合报告》等。

5.3.6 编制《内审检查表》

内审组长组织审核员根据采集到的文件和资料编写《内审检 查表》。

5.4 审核实施。

审核实施的过程如下：首次会议 --现场审核--内审组会议-- 向受审部门负责人通报审核结果(审核组长认为必要时才进行)-- 末次会议--现场审核结果。

5.4.1 首次会议

a.内审组长召开首次会议，审核组成员、 受审核部门负责人、 管理者代表等参加，填写《会议签到记录表》。

b.首次会议的程序为： ----宣布首次会议开始;

----重申审核目的、审核依据、审核范围; ----介绍审核方法; ----确认审核日程安排; ----强调审核抽样的特点及风险; ----通知末次会议时间、地点和参加人员; ----散会，即将转人现场检查。

5.4.2 现场审核。内审员按照内审计划和编好的《内审检查 表》到现场通过观察、问询、查阅文件和有关记录等方式进行收 集证据;

a.检查方法：内审员可根据实际情况采取顺查法、逆查法或者 交叉查法。

b.检查方式：查、问、看，必要时召开小型座谈会： ----查：应该有的是否有;应该做的是否做;以及不应该做、 不 应该有的是否存在;

----问：过程是怎么进行的及进行的依据 ;应该知道、清晰、 明白、懂得的是否知道、清晰、明白、懂得;

----看：看状态、看标识、看客观证据;

c.现场检查应基本按照检查表的检查项目和检查内容现场 随机抽样进行，当超出审核范围时，应经审核组长允许。

d.现场检查基本上应按《内审实施计划》审核排定的时间进

行，内审员应具有严格的守时观念。

e.做好现场检查记录，记录应客观、公正、详实，具有可追 溯性。

f.对发现的不合格项，经受审核部门/人员确认后，填写《不 符合报告》 ;

g.内审组长负责对审核的全过程进行控制。 5.4.3 审核组内部会议。

a.现场检查结束后，审核组长应准时召开审核组内部会议。 b.内审组内部会议的内容为： ----各审核员通报现场检查情况;

----报告发现的不合格项，并与被审核部门交换意见后，填 写《内审不合格项分布表》。

----拟定对受审核方质量体系运行有效性的评价;

----内审员起草《不符合报告》，《不符合报告》应经审核组 长允许并确认。

----编写审核报告，由内审组长编写《内审报告》，保证其具 有正确性和完整性，并交管理者代表审批。

5.4.4 与受审核方负责人的沟通。审核组长认为有必要时， 审核组可向受审核方负责人通报审核中发现的不合格项及审核 评价。

5.4.5 末次会议。

a.审核工作完成后，内审组长主持召开末次会议，向受审核

部门宣布审核结果，同时接受和答询受审部门提出的问题，作好 《会议签到记录表》。

b.末次会议的程序为：

----宣布会议开始;

----重申审核目的、审核依据、审核范围;

----再次强调审核抽样检查的特点; ----由各审核员逐项报告\"不合格报告\"; ----征询对不合格报告的异议;

----提出纠正措施的要求;

----对受审核方的支持和配合表示感谢;

----受审核方的负责人简短讲话; ----散会，宣布现场审核结束。

5.4.6 审核员签发《不符合报告》，受审部门负责人在不合格 报告上确认后签名。

5.5 管理者代表应确保将内部质量审核的实施及其效果提交 管理评审。

5.6 受审核方负责人根据审核报告的要求和《不符合报告》 制定和实施纠正和预防措施限期纠正， 内审组长负责按《纠正和 预防措施控制程序》实施。

5.7 《内审报告》由品质部发给各个受审核部门/人员和质量 管理领导小组成员。

5.8 品质督察部应归档保存内部质量审核工作中形成的记录

和报告。

5.9 品质督察部负责对纠正措施的实施及效果进行检查验证。 5.0 相关文件和记录

5.1 《质量手册》

5.2 《纠正和预防措施控制程序》 5.3 《年度内审计划》 5.4 《内审实施计划》 5.5 《内审检查表》 5.6 《内审报告》 5.7 《会议签到记录表》 5.8 《不符合报告》