提高档案管理工作效率的措施

提高档案管理工作效率的措施

作者：王源

来源：《科技创新与应用》2015年第07期

摘 要：随着社会经济的快速发展，档案管理工作受到了更多专业人士的关注。档案管理使得很多的珍贵物品、文件等得到保存。档案管理工作应该跟随社会发展的脚步不断地进行创新。档案管理工作的主要特点是机密性高、专业性强。各级管理单位都应该对内部的档案管理工作高度重视。文章主要阐述了当前档案管理工作存在的主要问题及相应的措施。 关键词：档案管理工作；存在问题；措施

虽然我国的档案管理工作起步比较早，但是在发展过程中还是存在很多的问题，直接影响了档案管理的科学性和有效性。传统的档案管理工作仍然在一些单位中应用，十分不利于档案信息资源的整合和查询。总的来说，档案管理工作存在着认识不足、管理体制不科学、档案管理设备落后，管理人员素质不高、整体规范性不够，档案的利用率低等问题。下面我们就具体的对这些问题进行分析，希望能够对相关人员起到积极作用。 1 当前档案管理中存在的问题

目前我国档案管理的水平普遍较低，主要存在的问题如下：（1）管理意识不强，档案利用率低：档案管理工作对各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以为单位带来巨大的社会效益和经济效益。但是许多单位长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使单位员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。（2）档案管理制度不健：全档案管理不够规范。目前，在一些大的企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题。主要表现在：第一，档号不规范；第二，案卷标题不规范；第三是大部分案卷缺少卷内目录；第四是组卷混乱现象比较严重。很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全，有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严。这样严重损害了档案的真实性和利用价值。（3）档案检索效率不高：档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。（4）档案硬件投入及经费不足：近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在管理中广泛运用，管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的单位较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。档案室建设不标准、不规范，档案柜陈旧老化档案保管条件简陋。 2 提高档案管理效率的措施

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改变目前档案管理工作状况，提高档案管理效率，实现档案管理的规范化是档案管理工作的目标，我们还有很长的路要走，首先我们要解决的问题主要有以下几个方面。 2.1 健全档案管理制度

管理制度是否健全直接影响档案管理工作的进行。为了能够建立更加科学的档案管理制度，我们应该做到以下几点：一方面相关规章制度的建立应该重点突出科学性和合理性，同时还要考虑到整个单位的实际情况。另一方面，规章制度的建立就是为了在工作的过程中有章可循，所以其必须具有可操作性，而且还要简单易做，这样才能够使规章制度起到指导作用。第三，单位主要就是由领导和职工组成的，所以制定的规章制度必须能够对这两方都有所约束。领导的行为会直接影响制度的实行，员工是制度约束的主要对象同时也是制度的执行者，应该给予重视。第四，制度要有严肃性。作为档案管理部门既是制度的制定者也是实行者，在实际的工作中应该尽量维护规章制度的权威性。 2.2 改进和完善档案功能

传统档案之间是静态的，而且相互之间的联系也不够。当前对档案功能的重新定位是全面的、动态的。一方面我们应该在发展新型档案管理的同时对传统的档案管理采取“取其精华，去其糟粕”的态度。由于过去档案管理工作受到一定条件的限制不能够进一步的丰富和扩大，如今我们应该发挥出档案管理的优势更好地为相关单位和部门服务。 2.3 采用信息化管理手段

信息技术的快速发展对档案管理工作提出了更高要求。为了能够适应社会发展的趋势，我们应该使用现代技术和管理手段，提高档案管理工作的效率，实现信息化档案管理。计算机在档案管理中的应用，不仅使档案管理数字化，还提高了档案管理工作的检索能力，提高了档案管理工作人员的工作效率，延长了档案的保存时间。例如信息管理系统在档案管理中的应用，能够把电子文件妥善保管。档案管理部门应该积极地参与到信息档案管理中来，使信息技术成为现代化档案管理的重要手段。

2.4 做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平

档案管理工作主要是为部门人员服务的，作为档案管理人员应该树立服务意识，不断地增强自身的服务意识，把“服务”作为工作的出发点，在服务的过程中应该明确自己的工作态度，提高服务的质量。档案工作者的职业道德中就包含服务的好坏。档案管理人员应该对档案的内容全面掌握，发挥好档案信息的作用，为部门人员服务，为社会主义建设服务。 2.5 提高档案工作人员专业技能和素质，充分调动档案管理人员工作积极性

人员是档案管理工作中的操作者，档案管理人员的素质直接影响到档案管理的发展。作为档案管理单位一方面应该控制好档案管理人才的引进，根据自身发展的需要引进一些专业知识

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强、创新能力高的人才，充实档案管理队伍，加强档案管理队伍建设。另一方面，随着外界环境的不断变化，档案管理部门应该对人员进行继续教育，这也是档案管理人员提高自身素质的重要途径。档案管理人员的作风建设不容忽视，只有责任心强、作风良好的人员才能够对档案管理工作的发展有利。通过大量的实践证明，档案管理人员的好坏对档案管理工作的影响很大。作为一名档案管理人员，在自身专业知识的技术上通过培训、自学的方式不断地提高自身的综合素质，掌握科学的管理方法，不断地对档案管理技术创新，提高档案管理的质量。新的管理模式是需要档案管理人员在工作中不断摸索的，为社会的发展提供有价值的资源。 2.6 实现管理现代化，拓宽服务领域

信息科学的逐渐发展，档案管理信息化是当前档案管理事业要实现的目标和未来发展的方向。档案管理部门要想提高档案管理的效率就应该利用现代信息技术，这也是手工档案管理向信息化档案管理转变的过程。此外，使用现代的信息技术能够方便政府机关、学校、科研部门查阅，提高了使用档案管理的效率，实现了档案的自身价值。这也加强了各个部门之间的联系与合作，提高了工作的效率。

2.7 硬件支柱，保证档案管理工作质量

硬件设备在档案管理中起到十分重要的作用，也是提高档案管理质量的重要方面。根据单位的实际情况设置专门档案室，采购一些档案管理的专业设备，档案管理人员根据档案的性质、类型等进行分门别类，做好编号，对于一些重要的纸质档案应该做好防火、防潮、防晒、防虫等方面的措施，保证材料的安全。

综上所述，文章通过对当前档案管理工作存在的问题及采取的措施进行分析，也说明了当前人们对档案管理的重视度正在逐步提高。在市场环境的发展下对档案管理工作进行科学管理是每个档案管理人员应该做到的。 参考文献

[1]赵东来.开拓的思想意识是实现档案管理现代化的关键[J].才智，2012（27）. [2]鲁玲.新时期高校离退休工作档案管理探析[J].管理学刊，2010（3）.