办公室规章制度

第一部分 办公室工作指导思想、文明规范、行为准则

办公室工作指导思想

为后勤集团党政领导服务，为集团各部门服务，为教学科研服务，为教职工和学生服务。做好参谋助手，政策咨询，调查研究，信息处理，综合协调，督促检查，公文处理，信访办理，会议组织，服务接待，文印管理，保守秘密等工作。 办公室文明规范

一、坚持四项基本原则，积极参与后勤改革，爱国、爱校、热爱本职工作。 二、工作尽职尽责，认真负责，不推诿扯皮，不拖泥带水，不讨价还价，不索要酬劳。

三、待人热情，虚心听取群众的意见与建议，做到四个一样，即对待领导和群众一个样，对待生人和熟人一个样，对待校外客人和校内教职工一个样，对待其他单位职工和办公室内部职工一个样。

四、衣着整洁，仪表端庄，举止大方，用语文明。

五、保持办公室内外卫生，办公室布置合理，办公桌上文件、材料放置整齐有序。

“六不让”行为准则

一、不让该办理的公事在我的手里延误；

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二、不让各种差错在我的手里发生； 三、不让来办事的师生在我的接待中受到冷落； 四、不让本职工作因我的个人利益受到干扰； 五、不让各种不良风气在我的身上发生； 六、不让集团和学校的声誉在我这里受到影响。

第二部分 人员设置、岗位职责及竞聘条件

一、人员设置

办公室主任：1人；办公室工作人员：1人。会计主管1人，出纳1人，复核及明细帐会计1人，固定资产管理员1人。

二、岗位职责

办公室主任岗位职责：

在集团的直接领导下，主持集团办公室全面工作，具体做好以下工作： 1、协助集团党政领导了解掌握党的路线、方针、政策和国家法律、法规的贯彻执行情况以及上级教育行政部门重要指示和党纪、政纪方面的重大问题；

2、围绕党的方针政策和集团中心工作开展宣传工作，宣传集团改革进展、创新发展和文化建设取得的成果，以及涌现的先进个人、先进集体的事迹；

3、协助党政领导做好工作安排，负责起草集团的发展规划、各项规章制度、各类公文、工作计划和工作总结等。督促检查各中心对上级部门的指示以及集团决策

的执行和落实情况；

4、做好集团的人事、业务档案管理、外联接待、财务管理等工作；负责及时搜集翔实、可靠和准确的信息，反馈各方面的动态，为领导决策和指导工作提供可靠的依据；

5、负责组织安排集团的各种会议和重要活动，准备好相关材料； 6、协助集团领导做好与学校各部门的协调联络及集团内各单位 的协调工作；

7、做好集团网页和《后勤人》简讯的规划、建设和发展工作。进一步做好集团对外宣传工作，通过各种宣传途径，加强与有关单位的沟通，有效地促进后勤服务质量，提高后勤管理水平，树立后勤良好形象，搞好后勤企业文化建设；

8、做好保密、宣传、教育和管理工作。研究制订办公室工作计划，安排办公室各项工作。搞好办公室的思想建设、作风建设、制度建设、业务建设和环境建设；

9、管理集团办公用车，负责对外联络和接待工作；

10、负责集团行政印章的管理和使用，公章使用情况要有登记； 11、负责领导和办公室办公用品的支领、分发工作。负责值班 室的日常管理工作；

12、完成集团领导交办的各项工作任务。

办公室主任考核参照集团科级干部考核办法及与签订的责任书完成情况由集团来考核。

办公室工作人员岗位职责：

在集团办公室主任的直接领导下，作好办公室的各项工作。

1、做好上级下发文件及集团文件的管理、归档和登记工作。做好各类信息、资料的收集、整理工作；

2、协助办公室主任做好对内、对外协调工作，对各种情况反映要做好详细记录，及时向主任汇报；

3、负责集团网页的管理和使用，及时在网上发布集团的改革情况及各种信息，做好后勤集团的宣传工作；

4、每日负责办公室报纸、信件的收取和发送。负责档案管理等工作。负责日常工作电话的接收、记录和办理；

5、负责各办公室、值班室、会议室、活动室的卫生和花卉的养护工作； 6、负责公文的印制工作、文印设备的日常维护、文印打印消耗材料的管理，以及文件印制过程中的保密工作；

7、完成办公室主任交办的其它工作。

办公室工作人员考核标准参照工程系列专业技术人员考核细则。 三、竞聘条件 办公室工作人员：

具有较高的思想政治觉悟和较强的协调能力、组织能力和文字能力；具有大专以上学历，具有较强的计算机操作水平；能够胜任微机网络员职责。

财务工作人员：

具有大专以上学历，财会专业。遵纪守法，认真贯彻执行国家有关财政经济政策及财务会计制度和财经纪律，爱岗敬业，为人正派，坚持原则。

说明：办公室工作人员节假日期间实行弹性值班制度，财务工作人员不参加弹性值班，但因工作需要，必须随叫随到。所有工作人员要保证集团在节假日期间的一切正常工作。因工作需要加班时，加班后在工作允许的情况下可轮修，无加班费。

第三部分 各项规章制度

办公室工作制度

为了做好办公室的各项工作，充分发挥每位职工工作的主动性和积极性，特制订工作制度：

一、认真执行学校、后勤集团的各项规章制度；

二、牢固树立全心全意为人民服务的思想，在工作中虚心听取群众的意见和建议，接受群众的监督，开展批评与自我批评；

三、刻苦钻研业务技术，不断提高业务水平、管理能力和工作能力；

四、树立全局观念，积极作好本部门工作，做到不扯皮、不推诿、不贻误工作，树立高度的工作责任感，办事认真负责，保证质量，按时完成任务，注重工作效率；

五、敢于坚持真理，严格遵守个人服从组织，少数服从多数，下级服从上级的原则，工作中有布置、有督促、有检查、有落实；

六、树立谦虚谨慎、 不骄不躁的作风，待人热情礼貌，服务细致周到； 七、工作时间不准上网聊天，不准干与工作无关的事情，办公室内的一切物品不得随意挪作他用，要厉行节约；

八、工作人员要坚持卫生制度，自觉保持办公室清洁卫生； 九、认真遵守用车制度，出车时要进行登记。

机要阅文制度

一、办公室文件除了集团领导和办公室主任外一般不外借，更不得随便带走。如因工作需要确需借阅者，要经过集团领导批准、办理借阅手续，方可借阅，并在阅文登记簿上签字，以便备查。阅后及时归还；

二、阅文人员要加强保密观念，遵守保密守则，不得乱传、乱讲、乱抄或复印保密内容，不得随意推荐非阅文人员前来阅文；

三、阅文人员要爱护文件、资料，不能在文件、资料上乱画、乱写、乱批； 四、文件室内严禁吸烟，以免引起火灾。

会议制度

一、会议的形式

党支部组织生活会议、政治理论学习会议、室务会议和业务学习会议。

二、会议的组织

党支部组织生活会议和政治理论学习会议，由党支部书记主持召开，全体党员参加。室务会议和业务学习会议，由办公室主任主持召开，办公室全体同志参加。

三、会议的内容

1、党支部组织生活和政治理论学习会议的内容主要是：认真领会并布置集团党总支的有关精神； 以思想作风建设为重点，认真学习党的路线方针政策，学习党的基本知识，增强党性修养。

2、室务会议和业务学习会议的内容主要是：

(1)、围绕集团的中心工作，针对办公室工作实际，讨论并制订办公室年度和学期的工作计划以及主要工作、重大活动的部署；

(2)、检查总结办公室工作落实情况，对下学期的工作提出工作计划，严格按工作计划开展工作；

(3)、介绍外校的一些先进管理经验和办法，做深入探讨和研究；

(4)、学习、讨论有关办公室业务工作的文件及先进经验，交流业务工作，提高业务技能；

(5)、研究办公室自身建设的措施，制订工作人员的业务培训和基本技能的培训计划。

四、会议的时间

党支部组织生活会议、政治理论学习会议、业务学习会议每月最后一周的星期五下午召开；室务会议，一般在每周一下午召开，特殊情况随时召开。

五、会议要求

1、会前要做好充分的安排与准备工作，会议议题要安排紧凑，提高会议效率和质量，确保会议的顺利进行。

2、会议通知，包括会议地点、时间、出席人员、会议内容或议程。没有特殊情况不允许请假。

3、会中做好事务工作，如：签到，发言、会议记录等。

4、会后做好整理会议记录、总结会议内容、立卷归纳会议文件、撰写会议简报、

撰写会议纪要、总结会务经验以及检查催办等方面工作。

工作日志登记制度

一、为了保证办公室更好地服务于集团中心工作，使办公室工作更加有序、规范、科学，同时便于及时检查、落实、总结各项工作，记录全体工作人员的工作成

效，填写办公室工作日志；

二、工作日志的内容，主要是记录每天处理的主要事务或是记载协助其他科室和部门处理的事务和问题以及办理、完成领导交办的其它工作，同时要记录每件重大事务处理结果、时间等内容；

三、工作日志由办公室人员每天按时填写（谁办理的谁填写），如遇其他原因耽误，要迅速补记，以便查证。办公室领导要经常抽查，督促该项工作；

四、日志填写情况将作为年末考核总结的一项重要内容，也作为总结评比的重要依据。

传真机和电话使用管理办法

为加强对办公室传真机和电话的有效使用和管理，节约财力，杜绝浪费，特制定本办法。

一、传真机和电话由办公室专人管理使用。 二、以下三种情况，不得使用传真机： 1、凡涉及党和国家机密的文稿； 2、时间性不强，可用信件传递的文稿。

三、个人不得私自使用传真机和电话，确属特殊情况者，需有关人员同意方可使用。

四、传真机接收到的文件或其它材料，必须登记造册，并及时转交收件单位或收件人；需要归档的文件、材料，复印后归档。

五、传真机和电话管理人员，要加强责任心，坚持原则，严格执行上述规定。

档案、立卷、归档管理制度

为了提高后勤集团管理水平，加强档案管理、收集、整理工作，有效地保护和利用档案，更好地为学校教学、科研、师生员工服务，特制定后勤集团档案管理制度。

一、归档范围

凡是反映本单位工作活动，具有考查利用价值的文件材料属归档范围。认真贯彻执行《档案法》、《保密法》，严守国家秘密，维护档案的完整，确保档案的安全。

1、后勤集团档案管理主要范围为文书管理、工作资料管理、财务资料管理（财务人员管理）、人事资料管理等。文书管理包含学校党政转发或下发的各类文件、集团的文件、会议记录、资料、照片、音像等材料及集团制订的工作条例、章程、制度等文字材料。后勤集团统计资料等应及时收集、整理、分类建档。财务资料（财务人员管理）、人事资料及其它资料应及时收集保存，以便备查。

2、后勤集团有关文件、档案资料等由集团办公室统一管理，并指定专人负责。

办公室文件应妥善保管，阅毕应放回文件夹内，不得丢失。

二、归档时间

立卷的时间以年度划分，办公室将办理完毕的应归档的文件材料，每年的3月份整理立卷。

档案管理工作必须保持文件资料之间的历史联系与沿革，根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理，维护文件的完整、安全。加强档案收集、整理、编目、归类、保存、传阅等规章制度建设。

三、文件收发程序 1、收文

(1) 收到各类文件、信函等，及时签收、登记； (2) 呈报办公室主任，由主任呈报集团领导批阅； (3) 根据领导批示转有关部门传阅、处理； (4) 将文件原文存档；

(5) 年终将文件按类归档并装订成册。

2、发文

(1) 以集团名义对外行文、发函须经办公室主任审核； (2) 办公室主任将文件呈集团领导审定并签发； (3) 办公室统一编发文号、打印、发放； (4) 年终将发文存档并装订成册。

四、立卷归档的操作程序 （一）按年度进行收集

将本部门一个年度内所产生并办理完毕的所有文件进行收集。（包括文件的正文、附件、底稿等），把其中有保存价值的部分予以保留，准备归档。对于准备归档的文件，应准确判定其所属年度。

1、一般文件以最后盖章生效、公布日期为根据；会议记录以开会日期为根据；计划、总结、预算、决算、统计报表以内容针对的时间为根据；

2、文件上没有准确日期的，应运用多种方法进行判定；

3、 跨年度的文件。有两种情况：一是一份文件内容跨了两个以上年度，应以主要内容或文件形成年度为根据。如：前一年的工作总结和后一年的工作计划，应以主要内容为依据，判定所属年度；内容不分主次的，应归入形成文件的年度。属于总结的，归入总结针对的最后一年。二是一组有密切联系的文件归入总结针对的最后一年。三是一组有密切联系的文件形成于两个以上的年度，要区别情况来确 定。如一次会议，前一年底开会后一年初结束，这次会议形成的文 件，应归入会议开幕年。

（二）分类、立卷

将要归档的文件材料，按不同问题进行分类组合一个方面问题的有关文件存档材料组成一卷。

（三）检查、调整卷内文件

对经过区分、组合的文件要进行细致的检查，包括：

1、检查卷内文件是否齐全完整，正件与附件；文件的正本与定稿；同一问题的请示、批复都要齐全完整。发现漏归文件要及时查找、补充；

2、检查卷内文件是否符合分类要求，重复文件及不应该归档的应剔除； 3、避免出现杂卷及各卷之间内容的交叉重复现象；

4、卷内文件的保存价值是否一致，不一致的要进行调整，做到每一卷文件的保管期限要统一（或永久、或长期、或短期）。

（四）卷内文件的排列

将每一卷内的文件按时间顺序或重要程序进行排列。一组有密切联系的几份文件要放在一起，一般是：正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；方针政策性文件在前，业务性文件在后；上级机关文件在前，本机关文件在后；案件的结论、决定在前，依据性材料在后。

（五）卷内文件编号

1、卷内文件凡是有字迹、图表等内容的页面，都要编页号，空 白页不编号；

2、页号填写的位置是：正页在文件的右上角，反页在文件的左 上角。编页号使用铅笔，用阿拉伯数字填写；

3、页号的编排，每卷要顺延流水编制，避免出现重号、空号。

（六）填写卷内文件目录

1、顺序号：卷内文件依其排列先后填写顺序号，每件文件一个号；

2、文号：填写文件制发机关的发文号，要照实抄写。没有文号的文件可不填写此项；

3、责任者：填写文件的署名，即文件的制发机关，可用简称； 4、 题名：即文件标题，一般应照实抄录。如原标题过繁或过简， 可根据文件内容重新拟标题，但要外加[ ]号；

5、日期：填写文件的形成日期，年、月、日要齐全，但“年”、“月”、“日”三字可省略用圆点表示。如：1998.4.10；

6、页号：填写每份文件的首页号，即卷内文件大流编排的每份 文件首页文号。案卷中最后一份文件起止页号。

备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。

用钢笔（或签字笔）将填写的卷内文件目录抄写一式三份（第三份可以复印）。将卷内文件目录放在案卷的卷首。 （七）填写卷内备考表

本卷情况说明：主要是填写本卷内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。卷内文件柜当时如不齐全，应说明原因。

立卷人：完成立卷后，有立卷签名。

检查人：由各立卷部门负责归档工作的领导者检查并签字。卷内备考标置于案

卷的卷尾。

（八）案卷的整理、移交

将卷内文件上所有的金属物去除，为防受潮后锈蚀文件。破损的文件要裱糊，装订线外（文件左边2.5cm处）有文字要加边。把整理完的案卷按时送交部门负责人，检查验收后，办理移交手续。管理人员在每一卷的第三卷内文件目录上签字，并将此份目录返还立卷部门留存备查。

（九）档案的装订、保管

由档案专职人员负责对各部门送交的档案进行装订、编目、上架保管等管理工作。

五、定期进行清卷扫除

每年年终对档案管理情况进行一次检查，发现问题及时整改。确保档案完好无损。档案管理应建专库、专柜存放，注意防潮、防蛀、防火、防盗、防鼠，档案库房严禁吸烟和堆放易燃易爆品等杂物。

六、移交手续

档案人员调离岗位时，必须在离岗前将室藏档案的基本情况登记清楚，并办理交接手续。

保密制度

一、认真贯彻执行《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》，切实做好公文、通信、涉外工作、办公自动化以及会议的保密工作；

二、不该说的秘密，不说；不该问的秘密，不问；不该看的秘密，不看；不该记录的秘密，不记录；

三、不在非保密记录本上记录秘密事项；不在非秘密的地方存放秘密文件和资料；不在公共场所和亲朋面前谈论秘密；

四、不用普通电话、明码电报、普通函件传达秘密事项；

五、不得随意复印秘密材料和扩大涉密范围，如有确需复印的文件、材料，应征得上级有关部门领导同意后方可复印；

六、定期召开保密工作会议，检查本室及有关单位保密工作，每学期末要对涉密文件及材料进行全面清理，并做好后期的处理工作；

七、对违反保密制度的人员要视其情节，追究责任； 八、本制度自2005年9月1日起执行。

打字员制度

一、打字员要有高度的政治觉悟，有强烈的事业心和组织性、纪律性，要树立

全心全意为集团服务的意识，热情待人，礼貌服务；

二、打字员要严守保密纪律，不得随意将打印的文件、材料给无关人员阅看，也不得向外泄露打印的文件、材料内容，更不得将无关人员带入文印室，以防发生失密、泄密事件；

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三、打字员要熟练掌握打字、印刷和装订技术，确保文件、材料的印制质量；不得利用公用设施为个人打印材料；

四、打字员要加强对机器设备的管理，未经许可不得将机器设备借给他人使用或为他人提供服务，也不得使用来历不明的磁盘或电子游戏盘，以免感染病毒。要加强对机器设备的日常保养和维护，发现故障要及时排除；

五、打字员要坚持勤俭节约的原则，加强对文印室消耗材料的管理，避免浪费； 六、打字员要注意做好防火防盗等工作，保持文印室卫生整洁。

司机和车辆的管理规定

一、对司机的录用资格、条件有以下几点要求：

1、严把招聘关，认真选用。要求司机身心健康、无犯罪记录及恶习，稳重、有礼，已婚者较佳。

2、有驾驶执照并具有相当的实际经验者。 3、驾驶记录正常，无重大违规或肇事者。 4、不喜、不善喝酒者。 5、有相当的车辆原理知识者。 二、加强司机的日常监督管理工作

1、车辆由办公室主任统一调度。各部门因公需要用车时，需提前到办公室登记； 2、严格遵守行车前的检查及行车的有关规定。 3、工作、开车期间严禁饮酒，否则后果自负。

4、详细登载行车日记。严禁出私车，更不得将车辆交给他人驾驶。 5、车辆的燃料、过路、过桥及停车费应详细申报及审核。 6、加油时需登记行车里程。 7、在指定保养、修理点维护车辆。

8、严禁公车私用，每天必须回单位停放（出公差时除外），严禁把车开回家。 9、深入考核个人私生活，不得影响行车安全。 ??????? 10、车内不准吸烟

11、不论什么时候，司机身上必须带手机，以方便联络。 12、加班时间以派车单上的记录时间为准。

13、上班时间，如不出车时，司机须在自己的办公地点等待，车辆应停放在单位指定的位置待命。

14、司机人员接送来宾或其他人员，应具备基本礼节，送人要送到目的地，而且要向坐车人员打招呼后，才停车落客。